Vos droits

PAGE WEB D’INFORMATION DU PUBLIC - INSTANT RECORD CHECK

TEXTE À PUBLIER SELON ART.79 LPRPSP

Information au public exigée d’un agent de renseignements personnels

Dernière mise à jour : 23 septembre 2026

Instant Record Check est le nom sous lequel 1244527 B.C. Ltd. exploite un service en ligne de vérification de casier judiciaire fondée sur le nom des personnes. À l’égard de ses activités au Québec, l’entreprise agit comme agent de renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), ci-après « la Loi ».

La présente page réunit les informations que la Loi nous demande de rendre publiques. Elle complète notre politique de confidentialité qui décrit l’ensemble de nos pratiques.

1. Ce que nous détenons, ce que nous communiquons et ce que nous recevons #

Nous détenons des renseignements personnels sur autrui.

Nous communiquons à nos cocontractants, soit les organisations qui demandent une vérification, un rapport portant sur le caractère et la réputation de la personne concernée : le résultat d’une vérification de casier judiciaire fondée sur le nom, produit par un service de police partenaire à partir du Centre d’information de la police canadienne (CIPC). Cette communication n’a lieu qu’avec le consentement exprès et distinct de la personne concernée, et seulement à l’organisation que celle-ci a elle-même désignée.

Nous recevons communication de renseignements personnels sur autrui :

• de la personne concernée, lorsqu’elle remplit le formulaire de commande;
• de l’organisation qui demande une vérification, le cas échéant;
• du service de police partenaire, qui nous transmet le résultat de la vérification;
• de notre fournisseur de vérification d’identité, qui nous transmet les questions posées, les réponses fournies et le résultat de cette vérification.

Nous ne produisons ni ne communiquons de rapport de solvabilité, de cote de crédit ou d’antécédents financiers.

2. Vos droits d’accès et de rectification #

À l’égard des renseignements personnels que nous détenons sur vous, la Loi vous reconnaît le droit :

• d’être informé de leur existence, d’y accéder, de les consulter et d’en obtenir copie;
• de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, et de faire supprimer un renseignement recueilli sans droit;
• de recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis;
• de retirer votre consentement;
• de demander, dans les cas prévus par la Loi, que cesse la diffusion d’un renseignement vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien y donnant accès (nous ne diffusons publiquement aucun renseignement personnel);
• de porter plainte quant au traitement de vos renseignements.

3. À qui vous adresser pour consulter votre dossier, et selon quelles modalités #

Instant Record Check n’a pas d’établissement au Québec. Toute demande est traitée à distance par notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels

• Adresse postale : 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9
• Courriel : confidentialite@instantrecordcheck.ca

Modalités de consultation

• Votre demande est adressée par écrit, par courriel ou par la poste, aux coordonnées ci-dessus. Une demande reçue par un autre canal est transmise au responsable le jour ouvrable suivant.
• Nous accusons réception dans les cinq jours ouvrables.
• Nous devons nous assurer que la demande vient bien de vous. Nous utilisons le moyen le moins intrusif : une demande faite depuis votre compte en ligne ou depuis l’adresse courriel au dossier suffit; à défaut, des questions portant sur des renseignements déjà consignés à votre dossier; en dernier recours seulement, une copie d’une pièce d’identité gouvernementale avec photo, dont vous pouvez masquer les renseignements qui ne sont pas nécessaires à la vérification. Cette copie sert uniquement à la vérification et est détruite de façon sécuritaire dès que celle-ci est faite.
• La consultation s’effectue à distance, à votre choix : transmission sécurisée par courriel, mise à disposition dans votre compte en ligne, ou envoi postal.
• Nous répondons par écrit au plus tard dans les 30 jours de la réception de votre demande. À défaut de réponse dans ce délai, la demande est réputée refusée.
• L’accès est gratuit. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements; nous vous informons du montant approximatif avant d’y procéder.
• Tout refus, total ou partiel, est motivé par écrit, indique la disposition de la Loi sur laquelle il s’appuie, les recours qui vous sont ouverts et le délai pour les exercer. Sur demande, nous vous prêtons assistance pour comprendre ce refus ou pour préciser votre demande.
• Si vous êtes une personne handicapée, nous prenons sur demande les mesures d’accommodement raisonnables nécessaires à l’exercice de votre droit d’accès.

4. Comment nous garantissons que les renseignements que nous communiquons sont à jour et exacts #

Nous établissons et appliquons des modalités d’opérations propres à garantir que les renseignements que nous communiquons sont à jour et exacts, et que cette communication est effectuée conformément à la Loi. En résumé :

• Le résultat provient d’une source unique. Il est déterminé par un service de police partenaire à partir du CIPC, au moment de la demande, et nous ne modifions pas le résultat.
• Chaque vérification est exécutée sur demande. Aucun résultat antérieur n’est réutilisé ni assemblé pour répondre à une demande ultérieure.
• Le résultat reflète la situation à la date d’émission indiquée sur le document. Nous n’attestons jamais sa validité au-delà de cette date et n’émettons aucune mise à jour sans nouvelle vérification consentie.
• Les réserves énoncées par le service de police sont transmises intégralement avec le résultat. Elles ne sont ni retirées, ni résumées, ni relativisées.
• Votre identité est vérifiée avant tout traitement. Au Québec, cette vérification se fait au moyen de questions générées à partir de renseignements détenus par notre fournisseur, avec votre consentement exprès et distinct. Aucune caractéristique biométrique n’est recueillie auprès des personnes situées au Québec.
• En cas de divergence entre le nom fourni et l’identité vérifiée, l’identité vérifiée fait foi et le dossier est corrigé avant toute transmission.
• Toute inexactitude qui nous est signalée dans les renseignements d’identification est corrigée promptement et sans frais. Lorsque le renseignement inexact avait déjà été communiqué, nous en informons le destinataire. Si l’inexactitude porte sur le contenu du casier judiciaire lui-même, la demande est transmise au service de police émetteur et nous vous indiquons la marche à suivre.
• Avant toute transmission à une organisation, nous vérifions que le consentement distinct a été recueilli et qu’il n’a pas été retiré. À défaut, la transmission n’a pas lieu et le résultat n’est remis qu’à la personne concernée.

Le texte complet de ces modalités est publié ici : /fr/exactitude-des-renseignements/

5. Nos règles de conduite en matière d’accès et de rectification #

Nous établissons et appliquons au sein de l’entreprise des règles de conduite ayant pour objet de vous permettre d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, selon des modalités propres à en assurer la protection, et de les faire rectifier. Elles encadrent la réception des demandes, la vérification de l’identité du demandeur, les délais et les frais, l’étendue de l’accès, la rectification et sa notification aux personnes à qui le renseignement a été communiqué dans les six mois précédents, le traitement des refus et des plaintes, ainsi que la tenue d’un registre des demandes.

Le texte complet des règles est publié ici : /fr/regles-de-conduite/

6. Les autres mesures que nous prenons pour assurer la confidentialité et la sécurité #

Nos mesures de sécurité sont calibrées en fonction de la sensibilité des renseignements : le résultat d’une vérification de casier judiciaire est un renseignement personnel sensible. Elles comprennent notamment :

• Nos serveurs applicatifs sont situés au Canada. Les copies de sauvegarde sont chiffrées, conservées hors site et expirent automatiquement au plus 35 jours après leur création.
• Les communications sont chiffrées en transit. Les copies de sauvegarde sont chiffrées et verrouillées contre toute modification ou suppression jusqu’à leur expiration.
• Les environnements de production et d’essai sont séparés, et aucune donnée réelle n’est utilisée dans les environnements d’essai.
• L’accès est contrôlé selon les rôles, les espaces client, organisation, police et administration étant cloisonnés. Le personnel n’accède qu’aux renseignements nécessaires à ses fonctions.
• Chaque accès d’un membre du personnel à un document de résultat est consigné dans un journal d’accès. L’accès direct à la base de données est réservé à deux dirigeants et encadré par une règle écrite.
• Les renseignements personnels sont exclus des journaux applicatifs et des rapports d’erreurs par filtrage automatisé.
• Nous ne détenons aucun numéro de carte de paiement : son traitement est délégué à notre prestataire de paiement, à qui il est transmis directement.
• Les erreurs et anomalies font l’objet d’une surveillance continue et les mises à jour de sécurité sont appliquées régulièrement.
• Les comptes d’administration de nos fournisseurs exigent une authentification multifacteur.
• Nos locaux sont verrouillés en dehors des heures de travail, l’accès y est nominatif et les postes de travail ne sont pas accessibles au public.
• Les membres du personnel signent un engagement de confidentialité et reçoivent une formation en protection des renseignements personnels.
• Chaque prestataire agissant pour notre compte est lié par une entente écrite prévoyant les mesures de protection applicables.
• Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous en avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, avec diligence.

7. Combien de temps nous conservons vos renseignements #

Nous conservons vos renseignements le temps nécessaire à l’atteinte des fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La Loi nous oblige par ailleurs à détruire tout renseignement personnel recueilli il y a plus de sept ans. Ce plafond se calcule à compter de la collecte du renseignement. Il s’agit d’un maximum. Le dossier de vérification est conservé sept ans à compter de la collecte, notamment pour les vérifications exigées par les services de police partenaires; les autres renseignements sont détruits avant.

8. Si vous êtes en désaccord avec notre réponse #

Vous pouvez soumettre une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information du Québec, dans les 30 jours du refus ou de l’expiration de notre délai de réponse. Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission quant à nos pratiques.

Commission d’accès à l’information du Québec : cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741.

9. Mise à jour de la présente page #

Toute modification aux informations déposées auprès de la Commission d’accès à l’information, y compris celles qui figurent sur la présente page, lui est communiquée au plus tard dans les 30 jours suivant la modification. La date de la dernière mise à jour figure en tête de page.