Demandes de renseignements et plaintes

Informations rendues publiques par un agent de renseignements personnels #

Instant Record Check est le nom sous lequel 1244527 B.C. Ltd. exploite un service en ligne de vérification de casier judiciaire fondée sur le nom. Pour ses activités au Québec, la présente page fournit les renseignements publics exigés d’un agent de renseignements personnels par la législation québécoise du secteur privé. La présente page décrit les informations publiques et les procédures pertinentes à ce rôle et complète la Politique de confidentialité.

1. Renseignements détenus, communiqués et reçus #

Nous détenons des renseignements personnels sur des personnes. Nous pouvons communiquer à l’organisation qui demande une vérification un rapport portant sur le caractère et la réputation de la personne : un résultat de vérification fondée sur le nom, déterminé par un service de police municipal partenaire au moyen du CIPC et généré et transmis par la plateforme IRC. Le résultat est communiqué uniquement avec le consentement exprès et distinct de la personne et seulement à l’organisation qu’elle a nommée.

Nous pouvons recevoir des renseignements de la personne qui remplit une commande, de l’organisation qui demande la vérification, du service de police partenaire, des fournisseurs de vérification d’identité, d’autres fournisseurs soutenant la plateforme. Nous ne produisons ni ne communiquons de rapports de solvabilité, de cotes de crédit ou d’antécédents financiers. Nous n’effectuons pas nous-mêmes de recherche dans les bases de données policières.

2. Accès, rectification et autres droits #

Sous réserve des restrictions légales et des droits de refus, une personne peut avoir le droit de savoir si nous détenons des renseignements à son sujet, d’y accéder et d’en obtenir copie, de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque et de demander la suppression d’un renseignement recueilli sans droit. Lorsque la loi le prévoit, elle peut demander les renseignements informatisés qu’elle nous a fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, retirer son consentement pour l’avenir, demander la cessation de la diffusion ou la désindexation ou réindexation d’un hyperlien. Elle peut aussi porter plainte au sujet du traitement de ses renseignements personnels.

3. Où et comment faire une demande #

Envoyez une demande écrite par courriel à privacy@instantrecordcheck.ca ou à confidentialite@instantrecordcheck.ca pour les questions liées au Québec, ou par la poste au 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9. Instant Record Check n’a pas d’établissement au Québec. Le responsable de la protection des renseignements personnels est le chef de la direction de 1244527 B.C. Ltd., qui exerce ses activités sous le nom d’Instant Record Check. Les demandes reçues par d’autres canaux peuvent être dirigées vers le processus approprié.

Nous utilisons le moyen le moins intrusif qui procure une certitude suffisante quant à l’identité : compte authentifié ou courriel confirmé au dossier; questions sur des renseignements déjà détenus; et seulement si nécessaire une pièce d’identité gouvernementale avec photo dont les renseignements inutiles sont masqués. Une copie fournie uniquement pour la vérification est détruite de façon sécuritaire après celle-ci. Le représentant ou le représentant d’une succession doit aussi prouver sa qualité. Nous pouvons aider à préciser une demande imprécise.

4. Délai, transmission et frais #

Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant une demande écrite correctement identifiée lorsque ce délai s’applique. Le silence peut valoir refus en vertu du droit applicable. L’accès et la rectification sont gratuits, sous réserve de frais raisonnables de transcription, reproduction ou transmission lorsque la loi le permet et après divulgation préalable du montant approximatif. Les renseignements peuvent être transmis de façon sécurisée par courriel, rendus disponibles dans un compte authentifié ou envoyés par la poste, selon le cas.

Un refus total ou partiel explique le motif, indique la disposition légale invoquée et précise les recours et délais applicables. Des mesures d’accommodement raisonnables sont disponibles sur demande.

5. Mesures favorisant des communications exactes et à jour #

Le service de police municipal partenaire accède au CIPC et prend la décision. La plateforme IRC génère et transmet le rapport fondé sur le résultat policier et ne modifie pas les conclusions substantielles de la police. Chaque vérification est faite sur demande; un résultat antérieur n’est pas réutilisé comme nouvelle vérification. Le rapport reflète sa date d’émission et non la situation actuelle; aucune mise à jour n’est émise sans nouvelle vérification autorisée.

Les réserves policières sur l’identification positive par empreintes digitales, les délais de mise à jour des dossiers et la responsabilité du destinataire de comparer le nom et la date de naissance du candidat figurant sur le rapport avec la pièce d’identité gouvernementale avec photo de ce candidat sont transmises avec le résultat. Les inexactitudes détenues par Instant Record Check sont rectifiées promptement et sans frais. Les contestations du contenu substantiel sont transmises au service de police émetteur, mais Instant Record Check fournit sa propre réponse écrite dans le délai légal applicable.

6. Règles d’accès et de rectification #

Nos pratiques encadrent la réception et l’identification des demandes, la vérification proportionnée de l’identité, les délais et frais, l’étendue et la transmission de l’accès, les rectifications, la notification aux personnes ayant reçu le renseignement au cours des six mois précédents et à la source lorsque cela s’applique, les refus, les plaintes et les registres de demandes. Un numéro de série d’authentification peut être utilisé au moyen d’un accès contrôlé pour vérifier l’authenticité d’un rapport.

7. Mesures de confidentialité et de sécurité #

Les mesures sont proportionnées à la sensibilité des renseignements et comprennent TLS pour les renseignements en transit, des archives de sauvegarde externes planifiées et chiffrées, des contrôles d’accès, une surveillance et des mesures techniques et organisationnelles visant à réduire les accès, communications, utilisations, copies ou modifications non autorisés. L’hébergement principal de l’application et de la base de données se trouve au Québec et les opérations sont en Colombie-Britannique. Nous faisons appel notamment à Stripe, TransUnion, OVH, Netlify, SendGrid, Klaviyo, Intercom, PostHog, Sentry, Google et Microsoft, et ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada. Les données de la base de données de production et du système de fichiers PDF ne sont pas chiffrées au repos.

En cas d’incident de confidentialité, nous travaillons à en contenir et à évaluer les risques, avisons les autorités et les personnes concernées lorsque le seuil de préjudice sérieux ou une autre loi l’exige et tenons les registres requis.

8. Conservation #

La configuration actuelle utilise une période de sept ans pour les vérifications et les renseignements d’identité et de TransUnion qui y sont liés, calculée à compter de l’achèvement pour les renseignements liés et à compter de la création pour les renseignements non liés. Le nettoyage à long terme des dossiers de vérification est actuellement effectué en mode révision, et la suppression automatique n’est pas encore appliquée par ce mécanisme. Les demandes concernant la suppression de dossiers de vérification sont traitées selon les obligations légales applicables, y compris les délais légaux de réponse. Les sauvegardes externes chiffrées planifiées sont configurées pour expirer après environ 30 à 35 jours, mais ce délai ne s’applique pas à chaque copie opérationnelle ni à chaque instantané. Pour les activités d’agent de renseignements personnels au Québec, la période légale de sept ans calculée à compter de la collecte est un maximum et non un minimum, distinct de la période opérationnelle. Certains renseignements à courte durée sont supprimés automatiquement : les jetons de session après 30 jours, les dossiers de tentatives de connexion échouées après 90 jours, certains éléments de contexte d’audit sans entité après 90 jours et les identifiants de clic publicitaires dans les dossiers de paiement et de conversion après 90 jours.

9. Désaccord, plaintes et mises à jour #

Pour un refus ou l’expiration du délai de réponse applicable de 30 jours au Québec, une personne peut présenter une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours. Les plaintes sur les pratiques de confidentialité peuvent également être adressées à cette Commission. Coordonnées : www.cai.gouv.qc.ca ou 1 888 528-7741. Les autres autorités compétentes comprennent le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca ou 1 800 282-1376, l’Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia à www.oipc.bc.ca et l’Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta à www.oipc.ab.ca.

Nous pouvons mettre à jour la présente page lorsque les pratiques pertinentes ou les obligations légales changent. Lorsque des renseignements sur ces pratiques ont été déposés auprès de la Commission d’accès à l’information, toute modification lui est communiquée dans les 30 jours, conformément à la loi.