Avenant relatif au traitement des données

1. Préambule et application conditionnelle #

Le présent Avenant relatif au traitement des données décrit le traitement effectué par Instant Record Check lorsqu’elle fournit une technologie de vérification à une organisation. Il s’applique lorsqu’il est intégré à une entente écrite de services avec l’organisation qui régit les services pertinents.

2. Définitions #

« Lois applicables en matière de protection des renseignements » désigne les lois sur la vie privée et les renseignements destinés aux consommateurs qui s’appliquent au traitement, notamment les lois fédérales applicables, la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique, la Personal Information Protection Act de l’Alberta et la législation québécoise du secteur privé en matière de protection des renseignements personnels. « Renseignements personnels » désigne les renseignements concernant une personne identifiable traités pour les services. « Fournisseur » désigne un fournisseur engagé pour soutenir les services.

3. Rôles et instructions #

L’organisation est responsable de disposer d’un fondement licite pour demander chaque vérification, de fournir au candidat les avis requis et d’obtenir le consentement ou l’autorisation exigé par les Lois applicables. Le consentement à la vérification de casier, à la vérification d’identité, au partage facultatif du résultat et au marketing vise des fins distinctes lorsque cela s’applique. L’organisation ne doit pas demander à Instant Record Check de traiter les renseignements d’une manière qui contrevient aux Lois applicables.

Instant Record Check traite les renseignements pour administrer le service de vérification demandé et les fonctions connexes de soutien, de sécurité, de conformité légale et d’exploitation décrites dans ses avis publics. Un résultat achevé n’est remis à l’organisation qu’après le consentement exprès, distinct et facultatif du candidat. Les services de police municipaux partenaires accèdent au CIPC au moyen de leurs propres systèmes officiels et prennent la décision relative au casier judiciaire. La plateforme d’Instant Record Check génère et transmet le rapport fondé sur le résultat policier, sans effectuer elle-même de recherche dans les bases policières ni modifier les conclusions substantielles de la police.

4. Renseignements personnels traités #

Selon le service, le traitement peut comprendre le nom du candidat, ses autres noms, son sexe, sa date de naissance, son lieu de naissance, ses adresses actuelles et antérieures, ses numéros de téléphone, ses adresses courriel et postale, les détails de son compte et de sa commande, les dossiers de consentement et d’autorisation et une déclaration volontaire concernant des condamnations antérieures. Il peut comprendre le résultat policier et ses champs, notamment le nom, les autres noms, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, la date, l’adresse, l’absence de dossier, la confirmation d’un dossier déclaré, les données incomplètes ou inexactes, les renseignements sur l’infraction, la date et le tribunal, le statut affiché d’une vérification approfondie (« Cleared », « Not Cleared » ou « Incomplete ») et un numéro de série d’authentification.

Il peut aussi comprendre les questions, choix, réponses, résultats et codes de motif de vérification d’identité, les renseignements sur l’appareil, les témoins, l’utilisation, le soutien et les communications, ainsi que les renseignements sur les transactions de paiement traités par le fournisseur de paiement. Les renseignements de paiement ne sont pas communiqués à l’organisation.

5. Confidentialité et personnel #

Le personnel autorisé à accéder aux renseignements personnels est assujetti à des obligations de confidentialité. L’accès est limité au moyen de mesures proportionnées aux renseignements nécessaires au travail confié.

6. Mesures de protection #

Instant Record Check utilise TLS pour les renseignements en transit et des archives de sauvegarde externes planifiées et chiffrées, ainsi que des mesures techniques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité des renseignements. L’hébergement principal de l’application et de la base de données se trouve au Québec et les opérations sont en Colombie-Britannique. Les données de la base de données de production et du système de fichiers PDF ne sont pas chiffrées au repos.

7. Fournisseurs et autorités émettrices #

Nous faisons appel à des fournisseurs pour l’hébergement, la vérification d’identité, le paiement, les courriels transactionnels, le soutien à la clientèle, l’analytique, la publicité et la surveillance, notamment Stripe, TransUnion, OVH, Netlify, SendGrid, Klaviyo, Intercom, PostHog, Sentry, Google et Microsoft. Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements limités à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne; nous utilisons la région d’hébergement de PostHog située dans l’Union européenne. Les lois étrangères peuvent permettre un accès licite.

Les services de police partenaires sont des autorités émettrices qui agissent selon leurs propres mandats légaux et non des Fournisseurs d’Instant Record Check.

8. Demandes et contestations des candidats #

Les candidats peuvent télécharger les rapports achevés à partir de leur compte lorsqu’ils sont disponibles et envoyer des demandes écrites d’accès, de rectification, de retrait ou de confidentialité à privacy@instantrecordcheck.ca. Les demandes liées au Québec peuvent aussi être envoyées à confidentialite@instantrecordcheck.ca. Instant Record Check répond par écrit dans les 30 jours lorsque ce délai s’applique et traite l’accès et la rectification sans frais, sous réserve des frais raisonnables permis par la loi pour la transcription, la reproduction ou la transmission.

Instant Record Check rectifie les renseignements d’identification qu’elle détient lorsque la rectification est requise. Une contestation du contenu substantiel du résultat policier est transmise au service de police émetteur; Instant Record Check fournit sa propre réponse écrite dans le délai légal applicable et ne modifie pas la conclusion policière. Les rectifications sont notifiées aux destinataires des six mois précédents et à la source, le cas échéant.

9. Incidents de sécurité et de confidentialité #

Si un incident touche des renseignements personnels traités dans le cadre des services, Instant Record Check travaille à le contenir et à l’évaluer. Elle avise l’organisation sans délai indu lorsque l’entente écrite applicable l’exige et fournit une coopération raisonnable pour les obligations de déclaration applicables. Elle avise aussi les autorités de réglementation ou les personnes concernées lorsque le seuil de préjudice sérieux ou une autre règle de droit l’exige et tient les registres d’incidents requis.

10. Conservation, retour et suppression #

La conservation est décrite dans la Politique de conservation et de destruction. La configuration actuelle utilise une période de sept ans pour les vérifications et les renseignements d’identité et de TransUnion qui y sont liés, calculée à compter de l’achèvement pour les renseignements liés et à compter de la création pour les renseignements non liés; les comptes demeurent tant que des données liées existent. Le nettoyage à long terme des dossiers de vérification est actuellement effectué en mode révision, et la suppression automatique n’est pas encore appliquée par ce mécanisme. Les demandes concernant la suppression de dossiers de vérification sont traitées selon les obligations légales applicables, y compris les délais légaux de réponse. Pour les activités d’agent de renseignements personnels au Québec, la période légale de sept ans calculée à compter de la collecte est un maximum et non un minimum, distinct de la période opérationnelle.

Les sauvegardes externes chiffrées planifiées sont configurées pour expirer après environ 30 à 35 jours, mais ce délai n’est pas universel pour chaque copie opérationnelle ni chaque instantané. Certains renseignements à courte durée sont supprimés automatiquement : les jetons de session après 30 jours, les dossiers de tentatives de connexion échouées après 90 jours, certains éléments de contexte d’audit sans entité après 90 jours et les identifiants de clic publicitaires dans les dossiers de paiement et de conversion après 90 jours. Les durées de conservation des fournisseurs, des journaux d’API, de l’analytique et des autres copies opérationnelles peuvent différer. À la fin ou sur demande écrite prévue dans une entente applicable, les renseignements actifs peuvent être retournés ou supprimés sous réserve des Lois applicables, des obligations légales et des besoins de preuve.

11. Documentation et coopération réglementaire #

Instant Record Check fournira les renseignements sur ses pratiques publiques de confidentialité et de conservation qui sont raisonnablement pertinents aux services, sous réserve des restrictions de sécurité, de confidentialité, de privilège et de la loi. Elle coopérera avec les commissaires à la protection des renseignements et les autres autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

12. Droit applicable #

L’entente écrite de services avec l’organisation détermine le droit contractuel et le tribunal compétent pour les services. Les lois impératives applicables en matière de vie privée, de consommation, de police et autres continuent de s’appliquer. Le présent Avenant s’applique aux services uniquement lorsqu’il est intégré à cette entente.

13. Nous joindre #

Les questions concernant le présent Avenant ou le traitement peuvent être envoyées à privacy@instantrecordcheck.ca. Les questions de confidentialité liées au Québec peuvent aussi être envoyées à confidentialite@instantrecordcheck.ca. L’exploitant est 1244527 B.C. Ltd., qui exerce ses activités sous le nom d’Instant Record Check.