Politique d’exactitude des renseignements personnels

1. Objet et cadre juridique #

La présente politique décrit les pratiques utilisées par Instant Record Check pour favoriser l’exactitude et la mise à jour des renseignements personnels et la licéité de leurs communications. Elle s’applique aux renseignements traités pour les vérifications de casier et les services connexes et se lit sous réserve des lois relatives à la protection des renseignements qui s’appliquent à l’activité, notamment le droit québécois lorsque celui-ci s’applique.

2. Nature des renseignements #

Un résultat de vérification de casier judiciaire est un renseignement personnel sensible dans le contexte de son utilisation et de sa communication. Il peut contenir le nom, les autres noms, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, la date, l’adresse, un résultat « aucun dossier », « dossier déclaré confirmé » ou « données incomplètes ou inexactes », les renseignements sur l’infraction, la date et le tribunal, le statut affiché d’une vérification approfondie (« Cleared », « Not Cleared » ou « Incomplete »), ainsi qu’un numéro de série d’authentification. Le consentement à la communication d’un résultat à une organisation nommée est recueilli séparément et expressément.

3. Exactitude du résultat communiqué #

Un service de police municipal partenaire accède au CIPC et prend la décision relative au casier judiciaire. La plateforme d’Instant Record Check génère et transmet le rapport fondé sur le résultat policier. Instant Record Check n’effectue pas elle-même de recherche dans les bases policières et ne modifie pas les conclusions substantielles de la police.

Chaque vérification est effectuée sur demande. Aucun résultat antérieur n’est réutilisé comme nouvelle vérification ni assemblé à partir de résultats antérieurs. Le rapport reflète la date d’émission et non la situation actuelle. Instant Record Check n’émet pas de mise à jour sans nouvelle vérification autorisée.

Le rapport est accompagné des réserves policières selon lesquelles l’identification positive ne peut être confirmée que par comparaison d’empreintes digitales, que les dossiers peuvent être mis à jour avec retard et que le destinataire doit comparer le nom et la date de naissance avec une pièce d’identité gouvernementale avec photo. Ces réserves ne sont ni retirées ni minimisées. Une contestation du contenu substantiel est transmise au service de police émetteur, tandis qu’Instant Record Check fournit une réponse écrite dans le délai légal applicable.

4. Exactitude des renseignements d’identité #

L’identité est vérifiée avant le traitement. Au Québec, la vérification actuelle utilise des questions fondées sur des renseignements de TransUnion; le parcours échange les questions, les choix et les réponses et fournit un résultat de réussite ou d’échec, et aucune donnée biométrique n’y est actuellement recueillie. À l’extérieur du Québec, Stripe Identity est la méthode principale et TransUnion peut servir de solution de rechange. Les renseignements d’identité fournis par le candidat peuvent comprendre le nom, les autres noms, la date de naissance, le sexe et les adresses. Une divergence est examinée et les renseignements détenus par Instant Record Check sont rectifiés avant la transmission lorsque la rectification est requise.

Le candidat peut examiner et corriger les renseignements fournis pour la vérification avant de la soumettre et demeure responsable de leur exactitude.

5. Rectifications et contestations #

Les renseignements d’identification détenus par Instant Record Check qui sont inexacts, incomplets ou équivoques sont rectifiés promptement et sans frais lorsque la rectification est requise. Une contestation du résultat policier est transmise au service de police émetteur et n’est pas réécrite par Instant Record Check. Le renvoi ne remplace pas notre réponse écrite : nous répondons dans le délai légal applicable, motivons tout refus et indiquons les recours disponibles.

Lorsqu’une rectification est effectuée, nous avisons sans délai les personnes qui ont reçu le renseignement au cours des six mois précédents et sa source, le cas échéant. La trace de la rectification est conservée selon les règles de conservation.

6. Communication conforme au droit #

À l’exception des fournisseurs qui soutiennent l’exploitation du service et des communications exigées ou permises par la loi, un résultat achevé est communiqué uniquement à la personne concernée ou, après son consentement exprès et distinct, à l’organisation qu’elle a expressément nommée. Le partage avec une organisation exige un consentement distinct qui n’a pas été retiré. Sans ce consentement, le résultat ne doit pas être communiqué à l’organisation.

Un numéro de série d’authentification peut être utilisé au moyen d’un accès contrôlé pour vérifier l’authenticité d’un rapport. Les renseignements sont utilisés aux fins communiquées, sauf consentement ou autorisation du droit applicable.

7. Révision et mises à jour #

Le responsable de la protection des renseignements personnels révise ces pratiques lors d’une modification importante des traitements. Les demandes écrites d’accès et de rectification peuvent être envoyées à privacy@instantrecordcheck.ca ou, pour les questions liées au Québec, à confidentialite@instantrecordcheck.ca. Les questions concernant un résultat policier peuvent aussi être adressées au service de police émetteur. La présente politique peut être mise à jour lorsque les traitements pertinents ou les exigences légales changent. Lorsque des renseignements sur ces pratiques ont été déposés auprès de la Commission d’accès à l’information, toute modification lui est communiquée dans les 30 jours, conformément à la loi.