Politique d’exactitude des renseignements personnels – Instant Record Check

Date d’entrée en vigueur : [DATE]

Dernière mise à jour : 10 septembre 2026

1. Objet et fondement #

Le présent document décrit les modalités d’opérations établies et appliquées par Instant Record Check en vertu de l’article 71 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), ci-après « la Loi » ou « LPRPSP ». L’agent de renseignements personnels est tenu d’établir et d’appliquer des modalités d’opérations propres à garantir, d’une part, que les renseignements qu’il communique sont à jour et exacts et, d’autre part, que cette communication est effectuée conformément à la Loi.

2. Nature des renseignements en cause #

Le résultat d’une vérification de casier judiciaire constitue un renseignement personnel sensible au sens de l’article 12 de la Loi, en raison du contexte de son utilisation et de sa communication. Les modalités décrites ci-dessous sont calibrées en conséquence, et le consentement à sa communication est recueilli de façon expresse et distincte.

3. Exactitude du résultat communiqué #

3.1 Source policière du résultat

Le résultat de vérification est déterminé par un agent d’un service de police partenaire, à partir de sa consultation du Centre d’information de la police canadienne (CIPC), au moment de la demande. Instant Record Check ne modifie pas ce résultat. L’exactitude de son contenu repose sur la source policière officielle.

3.2 Vérification par requête

Chaque vérification est exécutée sur demande. Aucun résultat antérieur n’est réutilisé pour répondre à une demande ultérieure, ni assemblé à partir de résultats antérieurs. Le résultat est conservé au dossier aux fins de preuve, d’authentification et des vérifications exigées par les services de police partenaires, selon le calendrier de la politique de conservation et de destruction, mais il n’alimente jamais une nouvelle vérification.

3.3 Péremption

Le résultat reflète la situation à la date d’émission indiquée sur le document. Instant Record Check n’atteste jamais la validité d’un résultat au-delà de cette date et n’émet aucune mise à jour sans nouvelle vérification consentie.

3.4 Réserves transmises avec le résultat

Le document émis par le service de police énonce que l’identification positive ne peut être confirmée que par comparaison d’empreintes digitales, que des délais existent entre le prononcé d’une condamnation et son inscription au répertoire, et que le destinataire doit vérifier la concordance du nom et de la date de naissance en examinant une pièce d’identité gouvernementale avec photo. Ces réserves sont transmises intégralement avec le résultat, dans les deux volets du service. Elles ne sont ni retirées, ni résumées, ni relativisées dans nos communications.

4. Exactitude des renseignements d’identification #

4.1 Vérification préalable de l’identité

L’identité du demandeur est vérifiée avant tout traitement. Au Québec, cette vérification s’effectue au moyen de questions générées par TransUnion à partir de renseignements qu’elle détient au sujet de la personne, avec le consentement exprès et distinct de celle-ci. Aucune caractéristique biométrique n’est recueillie auprès des personnes situées au Québec.

4.2 Divergence entre le nom fourni et l’identité vérifiée

En cas de divergence, l’identité vérifiée fait foi et le dossier est corrigé avant toute transmission au service de police.

4.3 Attestation et correction par le demandeur

Le demandeur atteste l’exactitude des renseignements qu’il fournit (nom, autres noms utilisés, date de naissance, sexe, adresses) et peut les corriger jusqu’à la soumission de sa demande. Le consentement et la déclaration figurent au dossier, horodatés, avec la version du texte présenté.

5. Correction des inexactitudes signalées #

Les renseignements d’identification inexacts sont corrigés par Instant Record Check promptement et sans frais.

Toute question portant sur le contenu du résultat est transmise au service de police émetteur. Ce renvoi est une mesure de traitement et non une réponse : le responsable de la protection des renseignements personnels répond par écrit à la personne dans le délai prévu par la Loi et motive tout refus, conformément aux règles de conduite relatives à l’accès et à la rectification.

Lorsqu’une rectification est apportée, elle est notifiée sans délai à toute personne à qui le renseignement a été communiqué dans les six mois précédents et, le cas échéant, à la personne de qui nous le tenons. La trace de la correction demeure au dossier.

6. Conformité de la communication #

6.1 Destinataires autorisés

À l’exception de nos prestataires techniques nous permettant d’opérer les services, un résultat n’est communiqué qu’à la personne concernée ou, avec le consentement exprès de cette dernière, qu’à l’organisation expressément nommée par la personne concernée.

6.2 Vérification préalable du consentement

Avant toute transmission à une organisation, le système vérifie que le consentement distinct a été recueilli et qu’il n’a pas été retiré. À défaut, la transmission n’a pas lieu et le résultat est remis à la seule personne concernée.

6.3 Absence d’usage secondaire

Les renseignements ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf consentement de la personne concernée ou cas prévu par la Loi.

7. Mise à jour #

Le Responsable de la protection des renseignements personnels révise les présentes modalités lors de tout changement significatif des traitements. Toute modification aux informations déposées auprès de la Commission d’accès à l’information, y compris aux présentes modalités, lui est communiquée au plus tard dans les 30 jours suivant la modification.