Politique de confidentialité

1. Portée et rôles #

La présente Politique de confidentialité explique comment Instant Record Check recueille, utilise, communique et conserve les renseignements personnels dans le cadre de son site Web, de son service de vérification d’identité, de sa plateforme de vérification de casier judiciaire, du soutien et des communications connexes. Elle s’applique aux candidats, aux personnes dont les renseignements figurent dans une vérification, aux organisations qui utilisent la plateforme et aux visiteurs du site.

Instant Record Check est le nom commercial de 1244527 B.C. Ltd. Les services de police municipaux partenaires accèdent au CIPC au moyen de leurs propres systèmes officiels et prennent les décisions relatives au casier judiciaire. Instant Record Check n’effectue pas elle-même de recherche dans les bases policières et ne modifie pas les conclusions substantielles de la police; sa plateforme génère et transmet un rapport fondé sur le résultat policier.

2. Exploitant et responsable de la protection #

L’exploitant est 1244527 B.C. Ltd., qui exerce ses activités sous le nom d’Instant Record Check. Le responsable de la protection des renseignements personnels est le chef de la direction. Pour toute question de confidentialité, demande d’accès ou de rectification, ou plainte, écrivez à privacy@instantrecordcheck.ca. Les demandes liées au Québec peuvent aussi être envoyées à confidentialite@instantrecordcheck.ca.

Adresse postale : 1244527 B.C. Ltd., faisant affaire sous le nom d’Instant Record Check, 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9.

3. Renseignements recueillis et sources #

Selon le service et votre relation avec nous, nous pouvons recueillir :

• des renseignements d’identité et de contact, notamment le nom, les autres noms, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, les adresses actuelles et antérieures, le numéro de téléphone, l’adresse courriel et l’adresse postale;
• des renseignements de compte, de commande, de consentement, d’autorisation, de lien organisationnel, de communication, de soutien et de transaction;
• des renseignements relatifs à la vérification de casier judiciaire, y compris une déclaration volontaire et le résultat policier;
• le résultat et les détails pertinents transmis dans le processus policier, qui peuvent comprendre le nom, les autres noms, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, la date, l’adresse, un résultat « aucun dossier », « dossier déclaré confirmé » ou « données incomplètes ou inexactes », les renseignements sur l’infraction, la date et le tribunal, le statut affiché d’une vérification approfondie (« Cleared », « Not Cleared » ou « Incomplete »), ainsi qu’un numéro de série d’authentification;
• les renseignements et résultats de vérification d’identité;
• les renseignements sur l’appareil, le navigateur, l’adresse IP, les témoins, l’utilisation, l’attribution, l’analytique, la publicité, les communications et le soutien.

Nous recueillons des renseignements directement auprès des candidats et d’autres personnes, des organisations qui demandent ou parrainent une vérification, des services de police partenaires, des fournisseurs de vérification d’identité et autres fournisseurs, des navigateurs et appareils. Pour la vérification fondée sur des questions au Québec, nous ne recevons pas de rapport de solvabilité ni de cote de crédit de TransUnion.

4. Fins de la collecte, de l’utilisation et de la communication #

Nous utilisons les renseignements personnels pour créer et administrer des comptes; vérifier l’identité; obtenir et transmettre une vérification de casier fondée sur le processus policier; associer le rapport au bon candidat; traiter les paiements par l’intermédiaire de notre fournisseur de paiement; communiquer au sujet d’une transaction ou d’une demande de soutien; attribuer un compte au lien d’une organisation nommée; communiquer un résultat achevé à cette organisation uniquement après le consentement distinct du candidat; tenir des dossiers et répondre aux demandes d’accès, de rectification, de confidentialité et aux demandes légales; prévenir la fraude et les abus; exploiter, sécuriser, surveiller, dépanner et améliorer la plateforme; mesurer la publicité; et envoyer des communications commerciales ou de service lorsqu’elles sont autorisées ou permises par la loi.

Ces fins sont distinctes. Un avis de confidentialité ne constitue pas un consentement général découlant de la navigation. Lorsque la loi l’exige, l’autorisation de la vérification, de la vérification d’identité, du partage facultatif du résultat et des communications commerciales est demandée séparément. Les renseignements de paiement ne sont pas communiqués à l’organisation demanderesse.

5. Résultats policiers et limites d’exactitude #

Un service de police municipal partenaire accède au CIPC et prend la décision. La plateforme IRC génère et transmet le rapport fondé sur ce résultat, sans effectuer elle-même de recherche dans les bases policières ni modifier les conclusions substantielles de la police. Les rapports reflètent la date d’émission et non nécessairement la situation actuelle d’une personne. Nous n’effectuons pas de nouvelle vérification sans autorisation et ne réutilisons pas un résultat antérieur comme nouvelle vérification.

Les résultats policiers comportent des réserves concernant l’identification positive par comparaison d’empreintes digitales, les délais de mise à jour des dossiers et la responsabilité du destinataire de comparer le nom et la date de naissance avec une pièce d’identité gouvernementale avec photo. Les contestations du contenu policier sont adressées au service de police émetteur. Instant Record Check fournit néanmoins une réponse écrite dans le délai légal applicable et ne considère pas qu’un renvoi constitue à lui seul la réponse.

6. Destinataires et partage facultatif du résultat #

Les fournisseurs de services reçoivent les renseignements nécessaires à l’hébergement, à la vérification d’identité, au paiement, aux courriels transactionnels, au soutien à la clientèle, à l’analytique, à la publicité, à la surveillance ou à des services connexes. Les services de police partenaires reçoivent les renseignements nécessaires à la vérification dans le cadre de leurs propres mandats légaux. Des organismes de réglementation, autorités policières, tribunaux, conseillers professionnels ou autres personnes peuvent recevoir des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, notamment pour une fraude, une urgence, une obligation légale ou un transfert d’entreprise.

Un résultat achevé n’est communiqué à l’organisation partenaire nommée que lorsque le candidat donne expressément son consentement à l’étape du partage. Le retrait arrête prospectivement le partage futur autorisé; il ne récupère pas les copies déjà communiquées, n’annule pas un traitement licite et peut empêcher l’achèvement. Il ne garantit pas l’arrêt immédiat d’un traitement policier déjà en cours. Nous ne communiquons pas les renseignements de paiement à cette organisation.

7. Vérification d’identité #

Au Québec, la méthode actuelle repose sur des questions fondées sur des renseignements détenus par TransUnion. TransUnion échange les questions, les choix et les réponses dans le parcours de vérification et fournit un résultat de réussite ou d’échec. Instant Record Check peut conserver la réponse brute à des fins de diagnostic. Aucune donnée biométrique n’est actuellement recueillie au Québec.

À l’extérieur du Québec, Stripe Identity est la méthode principale et TransUnion peut servir de solution de rechange. Stripe héberge le parcours de capture et de comparaison de la pièce d’identité et de l’égoportrait. Instant Record Check reçoit les résultats et les codes de motif dans le cadre normal de la plateforme. Si vous ne pouvez pas achever le processus de vérification disponible, écrivez à support@instantrecordcheck.ca pour discuter des options disponibles; il peut être impossible d’achever le service.

8. Fournisseurs et traitement à l’étranger #

Nous faisons appel à des fournisseurs pour l’hébergement, la vérification d’identité, le paiement, les courriels transactionnels, le soutien à la clientèle, l’analytique, la publicité et la surveillance, notamment Stripe, TransUnion, OVH, Netlify, SendGrid, Klaviyo, Intercom, PostHog, Sentry, Google et Microsoft. Les renseignements traités par chaque fournisseur dépendent du service qu’il fournit.

L’hébergement principal de l’application et de la base de données se trouve au Québec et les opérations sont en Colombie-Britannique. Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements personnels à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne; nous utilisons la région d’hébergement de PostHog située dans l’Union européenne. Les renseignements traités à l’étranger peuvent être assujettis aux lois étrangères et à l’accès licite des autorités de ces territoires.

9. Témoins, analytique, publicité et communications #

Notre site marketing et notre application chargent actuellement Google Tag Manager, les services publicitaires et analytiques de Google, la publicité Microsoft et PostHog avant que l’utilisateur fasse un choix. Le site marketing charge également Intercom; l’application charge Klaviyo et comprend l’enregistreur de PostHog. Aucun bandeau de consentement du site n’est actuellement disponible. Ces services peuvent utiliser des identifiants persistants et permettre l’attribution, l’analytique, le marketing, les communications et la relecture de session.

Le traitement publicitaire peut comprendre des identifiants de clic, des mesures d’événements et d’achats et, lorsque cette fonction est utilisée, une mise en correspondance par courriel haché. Un hachage n’est pas automatiquement anonyme. Les identifiants de clic publicitaires dans les dossiers de paiement et de conversion sont automatiquement supprimés après 90 jours. Ce délai ne s’applique pas à chaque témoin publicitaire ni à chaque copie détenue par un fournisseur. Les réglages du navigateur peuvent limiter les témoins, mais certains services peuvent alors être touchés et ces réglages ne remplacent pas un contrôle de consentement du site.

10. Conservation et destruction #

Nous conservons les renseignements aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire aux fins de leur collecte, aux obligations légales et comptables, à la preuve et à l’authentification, au traitement des contestations, à la sécurité et à d’autres besoins licites. Un rapport achevé peut être conservé comme preuve ou pour authentification; il ne sert pas à effectuer une nouvelle vérification de casier. La Politique de conservation et de destruction décrit la configuration actuelle et ses limites connues.

La configuration actuelle utilise une période configurée de sept ans pour les vérifications et les renseignements d’identité et de TransUnion qui y sont liés. La période est calculée à compter de l’achèvement pour les renseignements liés à une vérification achevée et à compter de la création pour les renseignements non liés; les comptes demeurent tant que des données liées existent. Le nettoyage à long terme des dossiers de vérification est actuellement effectué en mode révision, et la suppression automatique n’est pas encore appliquée par ce mécanisme. Les demandes concernant la suppression de dossiers de vérification sont traitées selon les obligations légales applicables, y compris les délais légaux de réponse. Les sauvegardes externes chiffrées planifiées sont configurées pour expirer après environ 30 à 35 jours, mais ce délai ne s’applique pas à chaque copie opérationnelle ni à chaque instantané.

Pour les activités d’agent de renseignements personnels au Québec, la période légale de sept ans à compter de la collecte est un maximum et non un minimum. Elle est distincte de la période configurée de sept ans calculée à compter de l’achèvement de la vérification ou de la création du renseignement. Certains renseignements à courte durée sont supprimés automatiquement : les jetons de session après 30 jours, les dossiers de tentatives de connexion échouées après 90 jours, certains éléments de contexte d’audit sans entité après 90 jours et les identifiants de clic publicitaires dans les dossiers de paiement et de conversion après 90 jours. Les durées de conservation des fournisseurs, des journaux d’API, de l’analytique et des autres copies opérationnelles peuvent différer.

11. Mesures de protection et incidents #

Nous utilisons des mesures proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment TLS pour les renseignements en transit, des archives de sauvegarde externes planifiées et chiffrées, des contrôles d’accès, une séparation appropriée des fonctions, une surveillance et des mesures visant à réduire les accès, communications, utilisations, copies ou modifications non autorisés. Les données de la base de données de production et du système de fichiers PDF ne sont pas chiffrées au repos.

En cas d’incident de confidentialité ou de sécurité, nous l’évaluons et travaillons à en atténuer les risques. Lorsque le seuil de risque de préjudice sérieux ou une autre règle de droit l’exige, nous avisons l’autorité de réglementation applicable et les personnes concernées et tenons les registres requis.

12. Accès, rectification, retrait et plaintes #

Vous pouvez écrire à privacy@instantrecordcheck.ca, ou à confidentialite@instantrecordcheck.ca pour les questions liées au Québec, afin de demander si nous détenons des renseignements à votre sujet, d’en demander l’accès ou la rectification, de retirer votre consentement pour l’avenir ou de porter plainte au sujet de leur traitement. Nous répondons par écrit dans les 30 jours lorsque ce délai s’applique. Le silence peut valoir refus en vertu du droit applicable. L’accès et la rectification sont gratuits, sous réserve de frais raisonnables annoncés à l’avance pour la transcription, la reproduction ou la transmission lorsque la loi le permet.

Lorsque la loi le permet, vous pouvez demander la suppression de renseignements recueillis sans droit, la cessation de leur diffusion, la désindexation ou la réindexation d’un hyperlien, ainsi que les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, sous réserve des limites légales. Nous vérifions l’identité par le moyen le moins intrusif : compte authentifié ou courriel confirmé au dossier, questions portant sur des renseignements déjà consignés, et seulement si nécessaire une pièce d’identité gouvernementale avec photo dont les renseignements inutiles sont masqués; la copie est détruite après la vérification. Des mesures d’accommodement raisonnables sont offertes sur demande. Un refus écrit indique la disposition légale invoquée et les recours disponibles. Au Québec, une demande d’examen de mésentente peut être soumise à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours du refus ou de l’expiration du délai de réponse.

Les autorités comprennent le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca ou 1 800 282-1376, l’Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia à www.oipc.bc.ca, l’Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta à www.oipc.ab.ca et la Commission d’accès à l’information du Québec à www.cai.gouv.qc.ca ou 1 888 528-7741.

13. Traitement et décisions automatisés #

La vérification d’identité peut utiliser des questions, comparaisons, résultats ou codes de motif automatisés d’un fournisseur. Les principaux facteurs peuvent comprendre la concordance entre les renseignements fournis par le candidat et les renseignements ou documents traités dans le parcours de vérification. Un résultat de réussite ou d’échec, ou un autre résultat, peut empêcher l’achèvement d’une vérification. Lorsqu’une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en informons au plus tard au moment où nous communiquons la décision. Sur demande, nous fournissons les renseignements utilisés, les principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, votre droit de faire rectifier les renseignements et la possibilité de présenter des observations à un membre du personnel capable d’examiner la décision. Instant Record Check ne prend pas la décision policière.

14. Modifications et coordonnées #

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique lorsque nos pratiques ou nos obligations légales changent. La version révisée sera publiée sur le Site avec sa date d’entrée en vigueur lorsqu’une telle date sera établie. Les questions peuvent être envoyées à privacy@instantrecordcheck.ca; les questions de confidentialité liées au Québec peuvent aussi être envoyées à confidentialite@instantrecordcheck.ca.