Politique de confidentialité – Instant Record Check

Date d’entrée en vigueur : [DATE]

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026

1. Qui nous sommes #

Instant Record Check est le nom sous lequel 1244527 B.C. Ltd. exploite un service en ligne de vérification de casier judiciaire fondée sur le nom des personnes. La vérification est réalisée par des services de police municipaux partenaires au Canada, à partir du Centre d’information de la police canadienne (CIPC).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels #

Le chef de la direction d’Instant Record Check, plus haute autorité de l’entreprise, agit comme responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre :

• par courriel : confidentialite@instantrecordcheck.ca
• par la poste : Instant Record Check, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels, 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9

3. À qui s’adresse cette politique #

Cette politique s’adresse :

• aux personnes qui commandent une vérification de casier judiciaire les concernant (volet particuliers);
• aux personnes qui ont consenti à faire l’objet d’une vérification demandée par une organisation, par exemple un employeur ou un organisme bénévole (volet organisations);
• aux personnes qui visitent notre site Internet;
• aux personnes qui communiquent avec nous par courriel ou par téléphone;
• aux personnes qui agissent comme représentantes d’une organisation cliente, pour leurs coordonnées professionnelles.

Elle ne vise pas les renseignements que les services de police partenaires détiennent pour leur propre compte : ceux-ci sont assujettis aux lois qui s’appliquent à ces corps de police.

4. Dans quelles situations nous recueillons vos renseignements #

Nous recueillons vos renseignements par les moyens suivants :

• Lors de vos interactions écrites ou orales avec nous;
• Lorsque vous remplissez des formulaires;
• Lorsque vous visitez notre site internet;
• Auprès de tiers, avec votre consentement ou lorsque la loi nous y autorise.

Nous ne recueillons pas les mêmes renseignements dans toutes les situations. Voici, pour chacune, ce que nous recueillons, auprès de qui, pourquoi, par quel moyen, et ce que vous pouvez refuser.

4.1 Vous visitez notre site Internet

• Renseignements : adresse IP, date et heure de connexion, pages consultées, type de navigateur et d’appareil, identifiants d’appareil et de session, province déduite de votre adresse IP par nos propres serveurs.

4.2 Vous commandez une vérification vous concernant (Volet particuliers)

• Renseignements recueillis auprès de vous : nom et prénom, autres noms utilisés le cas échéant, date et lieu de naissance, sexe, adresse actuelle et adresses antérieures, adresse courriel, numéro de téléphone, type et date de condamnations antérieures.

4.3 Une organisation demande une vérification vous concernant (Volet organisations)

Dans cette situation, nous recueillons vos renseignements pour le compte de l’organisation qui a demandé la vérification. L’organisation nous transmet vos prénom, nom et adresse courriel afin que nous puissions vous inviter. Le nom de cette organisation vous est indiqué sur la première page qui suit votre connexion, avec la demande de consentement à la communication du résultat. Si vous refusez, nous ne communiquons aucun résultat à l’organisation, elle est remboursée et nous ne lui indiquons pas la raison, plusieurs raisons pouvant expliquer qu’une invitation ne soit pas menée à terme. Vous pouvez alors poursuivre la commande à vos frais, pour votre propre usage. Si vous acceptez, l’organisation peut consulter le résultat dans son espace.

• Renseignements : collecte des mêmes renseignements que le Volet particuliers, le nom de l’organisation requérante et les prénom, nom et adresse courriel qu’elle nous transmet.

4.4 Nous vérifions votre identité

Au Canada, nous pouvons vérifier votre identité par des moyens biométriques de fournisseurs tiers, tel Stripe Identity. À l’exception du Québec, où votre identité est vérifiée au moyen de questions générées à partir de votre dossier de crédit, en collaboration avec des fournisseurs tiers, tel TransUnion, qu’avec votre consentement, recueilli au moment de la commande. Ailleurs au Canada, nous pouvons aussi vérifier votre identité au moyen de questions générées par TransUnion à partir de votre dossier de crédit.

• Renseignements recueillis auprès de TransUnion : les questions posées, vos réponses et le résultat de la vérification (réussite ou échec).
• Biométrie : Au Canada, nous utilisons une pièce d’identité et un egoportrait pour vérifier votre identité. Nous ne recueillons aucune caractéristique biométrique auprès des personnes situées au Québec.

Vous payez votre commande

• Paiement : traité par Stripe. Vos données de carte sont transmises directement à Stripe. Nous ne les recevons pas et ne les conservons pas.
• Renseignements : le montant, la date, le statut de la transaction et un identifiant de transaction.

Nous recevons et transmettons le rapport

Le résultat est déterminé par un agent du service de police partenaire à partir du CIPC et saisi dans notre portail; notre système produit le document à partir de cette saisie et nous ne modifions pas le résultat.

Renseignements : l’issue de la vérification (aucun casier trouvé, casier déclaré confirmé ou vérification incomplète), la date à laquelle la vérification a été complétée et le numéro de série du document.

4.7 Vous communiquez avec nous

• Renseignements : le contenu de votre message, vos coordonnées et, s’il y a lieu, le numéro de commande concerné.

5. Pourquoi nous traitons vos renseignements #

Nous recueillons et traitons vos renseignements personnels uniquement pour les buts suivants :

• vérifier votre identité avant de traiter votre commande;
• transmettre votre demande au service de police partenaire et obtenir le résultat de la vérification;
• vous transmettre le résultat ou, avec votre consentement exprès, le transmettre à l’organisation requérante;
• permettre aux services de police partenaires de contrôler, lors de leurs audits, les vérifications effectuées, et authentifier les documents délivrés;
• percevoir le paiement et produire les pièces comptables requises;
• répondre à vos questions et traiter vos demandes d’accès, de rectification et vos plaintes;
• assurer le fonctionnement et la sécurité de notre site et prévenir la fraude;
• mesurer l’utilisation de notre site et améliorer nos services, uniquement si vous y consentez;
• mesurer l’efficacité de nos annonces publicitaires;
• respecter les obligations que la loi nous impose.

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

6. Votre consentement #

Lorsque nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation. Nous respectons toujours les finalités pour lesquelles nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

Un consentement demandé séparément

Le résultat d’une vérification de casier judiciaire est un renseignement sensible. Votre consentement à sa communication est donc demandé de façon expresse, séparément du reste du formulaire, au moyen d’une case qui n’est pas cochée d’avance.

Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, en écrivant à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 2). Le retrait n’a pas d’effet sur les communications déjà effectuées ni sur les traitements déjà réalisés. Si vous retirez votre consentement avant que le résultat ne soit communiqué à l’organisation, nous ne le lui communiquons pas. Si la communication a déjà eu lieu, le retrait vaut pour l’avenir : nous ne communiquons plus rien, mais ce qui a déjà été transmis doit faire l’objet d’une demande auprès de l’organisation. Lorsque le retrait de votre consentement nous empêche de vous fournir le service, nous vous en informons.

7. Qui a accès à vos renseignements chez nous #

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre Politique de gouvernance des accès.

8. À qui nous communiquons vos renseignements #

Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi le prévoit ou l’exige. Chaque prestataire qui agit pour notre compte est lié par un contrat écrit prévoyant les mesures de protection applicables.

9. Communication à l’extérieur du Québec #

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec, dans les cas suivants :

• nos opérations sont situées en Colombie-Britannique (Canada);
• Les services de police sont situés à travers le Canada
• Stripe traite les paiements aux États-Unis;
• PostHog traite des données de navigation dans l’Union européenne ;
• Klaviyo (courriels liés à votre commande), Intercom (soutien), Sentry (suivi des erreurs), Netlify (diffusion du site) ainsi que Google et Microsoft (mesure des conversions publicitaires, si vous y consentez) traitent des renseignements aux États-Unis.

10. Combien de temps nous conservons vos renseignements #

Nous conservons vos renseignements le temps nécessaire à l’atteinte des buts pour lesquels ils ont été recueillis. Lorsque ces buts sont atteints, nous les détruisons ou les anonymisons, sauf si une loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

Dans le cadre de nos activités à titre d’agent de renseignements personnels, nous ne conservons pas de renseignements personnels sur vous plus de sept ans après l’avoir recueilli. La loi nous impose de le détruire à ce terme. Cette limite est un maximum : les renseignements qui ne font pas partie du dossier de vérification (correspondance, données de navigation, etc.) sont détruits avant. Le dossier de vérification (renseignements fournis, résultat, renseignements de vérification d’identité et preuve du consentement) est conservé sept ans à compter de la collecte, pour permettre les vérifications exigées par les services de police partenaires et l’authentification des documents délivrés.

Une fois la date limite de conservation atteinte, notre politique de destruction décrit les moyens que nous utilisons pour détruire les renseignements de façon sécuritaire.

11. Comment nous assurons l’exactitude des renseignements #

Nous appliquons des modalités d’opérations destinées à garantir que les renseignements que nous communiquons sont à jour et exacts au moment de leur communication, et que cette communication est conforme à la loi.

• Le résultat est déterminé par le service de police partenaire à partir du CIPC. Nous ne le modifions pas.
• Toute inexactitude qui nous est signalée est corrigée sans délai. Lorsque le renseignement inexact avait déjà été communiqué, nous en informons le destinataire.
• Si l’inexactitude porte sur le contenu du casier judiciaire lui-même, la correction doit être demandée au service de police ou à la Gendarmerie royale du Canada. Nous vous indiquons la marche à suivre.

12. Comment nous protégeons vos renseignements #

Mesures physiques

Locaux verrouillés, alarme, vidéosurveillance, contrôle des accès aux installations.

Mesures technologiques

Chiffrement des communications (TLS); copies de sauvegarde chiffrées (AES-256) et verrouillées contre toute modification ou suppression jusqu’à leur expiration; accès aux serveurs par clé cryptographique uniquement; authentification multifacteur sur les comptes d’administration de nos fournisseurs; identifiants individuels; mise à jour des systèmes contre les vulnérabilités connues.

Mesures organisationnelles

Limitation des accès selon les fonctions, politique de sécurité de l’information, formation et sensibilisation du personnel, engagements de confidentialité signés par le personnel, contrats écrits avec les prestataires prévoyant les mesures de protection applicables.

13. Incidents de confidentialité #

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous en avisons les autorités compétentes et nous vous en avisons, avec diligence, comme la loi l’exige. Dans tous les cas, nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques et pour éviter qu’un incident semblable ne se reproduise.

14. Témoins de connexion et journaux #

Ce qu’est un témoin de connexion

Un témoin de connexion (cookie) est un petit fichier déposé sur votre appareil lorsque vous visitez un site. Il permet au site de fonctionner correctement et, dans certains cas, de mesurer la façon dont il est utilisé.

Témoins nécessaires au fonctionnement du site

Ces témoins sont indispensables au fonctionnement et à la sécurité du site (session, protection contre la fraude, mémorisation de votre langue). Ils sont déposés sans votre consentement, parce que le site ne peut pas fonctionner sans eux. Notre prestataire de paiement (Stripe) et notre outil de suivi des erreurs (Sentry, sans témoin) fonctionnent comme fonctions nécessaires. Nos propres serveurs déduisent votre province de votre adresse IP, pour adapter nos messages et savoir si le bandeau de consentement doit s’afficher.

Témoins de mesure d’audience et d’analyse du comportement

Cette technologie comporte des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage, c’est-à-dire d’évaluer certaines de vos caractéristiques, notamment vos préférences, vos intérêts ou votre comportement.

Ces fonctions sont désactivées par défaut. Vous pouvez les activer au moyen du bandeau qui s’affiche lors de votre première visite.

Refuser ces témoins ne vous empêche ni d’utiliser le site, ni de commander une vérification.

15. Décisions prises de façon automatisée #

La vérification de votre identité repose sur un traitement automatisé de vos réponses aux questions d’authentification. Si ce traitement conduit seul à refuser votre commande, nous vous en informons au plus tard au moment où nous vous communiquons ce refus.

Vous avez le droit de faire rectifier ces renseignements.

Vous pouvez présenter vos observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser cette décision, en écrivant à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (section 2).

16. Vos droits et comment les exercer #

Vous avez le droit :

• d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de les consulter et d’en obtenir copie;
• de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, et de faire supprimer un renseignement recueilli sans droit;
• de recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis;
• de retirer votre consentement ;
• de demander, dans les cas prévus par la loi, que cesse la diffusion d’un renseignement vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien y donnant accès;
• de porter plainte.

Comment faire votre demande

Adressez votre demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2), par courriel ou par la poste.

Nous devons nous assurer que la demande vient bien de vous et pouvons vous demander une pièce d’identité, dont vous pouvez masquer les renseignements qui ne sont pas nécessaires à la vérification. La copie est détruite dès que la vérification est faite.

Délai et frais

Nous répondons par écrit dans les 30 jours de la réception de votre demande. L’accès à vos renseignements est gratuit. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements; nous vous informons du montant approximatif avant d’y procéder.

Si nous refusons votre demande

Nous motivons tout refus, nous indiquons la disposition de la loi sur laquelle il s’appuie, les recours qui vous sont ouverts et le délai pour les exercer. Si vous le demandez, nous vous prêtons assistance pour comprendre ce refus.

Si vous êtes une personne handicapée

Sur demande, nous prenons les mesures d’accommodement raisonnables nécessaires pour vous permettre d’exercer votre droit d’accès.

Recours à la Commission d’accès à l’information

Si vous êtes en désaccord avec notre réponse, si vous souhaitez porter plainte contre nos pratiques de traitement de vos renseignements personnels, ou si nous n’avons pas répondu dans le délai de 30 jours, vous pouvez soumettre une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information du Québec. Cette demande doit être soumise dans les 30 jours du refus ou de l’expiration du délai de réponse.

Commission d’accès à l’information du Québec : cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741.

17. Modifications de la présente politique #

Nous pouvons modifier cette politique. Toute modification fait l’objet d’un avis publié dans la même section de notre site et diffusé par tout moyen propre à vous joindre. L’avis indique la date de sa publication, l’objet des modifications et la date de leur entrée en vigueur.

18. Nous joindre #

Pour toute question relative à la présente politique ou à la protection de vos renseignements personnels :

• Instant Record Check, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
• 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9
• confidentialite@instantrecordcheck.ca