Avis de vérification d’identité

1. Objet #

La vérification d’identité contribue à réduire la fraude et le risque qu’une vérification de casier judiciaire soit associée à la mauvaise personne. Instant Record Check utilise les renseignements et les résultats de vérification d’identité pour appuyer la vérification d’identité et le service connexe. La vérification d’identité, la vérification de casier, le partage facultatif du résultat et le marketing sont des fins distinctes.

2. Méthodes de vérification #

Au Québec, la méthode actuelle utilise des questions fondées sur des renseignements fournis par l’intermédiaire de TransUnion. Le parcours échange les questions, les choix disponibles et les réponses et produit un résultat de réussite ou d’échec. Instant Record Check peut conserver la réponse brute à des fins de diagnostic. Elle ne reçoit pas de rapport de solvabilité ni de cote de crédit de TransUnion dans ce processus.

À l’extérieur du Québec, Stripe Identity est la méthode principale et TransUnion peut servir de solution de rechange. Stripe héberge le parcours de capture et de comparaison de la pièce d’identité gouvernementale et de l’égoportrait. Instant Record Check reçoit le résultat et les codes de motif dans le cadre normal de la plateforme.

3. Candidats du Québec #

Aucune donnée biométrique n’est actuellement recueillie auprès des candidats au Québec. La méthode québécoise fondée sur des questions est le processus actuel et ne constitue pas une collecte biométrique. Si le processus change, l’avis applicable et les exigences légales seront traités avant l’introduction d’un nouveau processus.

4. Candidats à l’extérieur du Québec #

Lorsqu’il est offert à l’extérieur du Québec, Stripe Identity héberge le parcours de la pièce d’identité et de l’égoportrait et effectue la capture et la comparaison pertinentes. Instant Record Check utilise le résultat et les codes de motif reçus pour administrer la vérification. L’organisation qui demande une vérification reçoit seulement le statut de vérification nécessaire au service dans le cadre du processus de partage applicable, et non les renseignements de paiement.

5. Renseignements traités #

Les renseignements traités peuvent comprendre les renseignements d’identité fournis par le candidat, les questions, les choix, les réponses, les résultats de réussite ou d’échec, les codes de motif et les renseignements nécessaires pour rattacher le résultat à la vérification du candidat. Le traitement par le fournisseur des pièces d’identité, égoportraits ou renseignements biométriques relève du service du fournisseur et des arrangements applicables. Instant Record Check ne crée pas de base de données biométriques.

6. Consentement et options disponibles #

Instant Record Check demande un consentement exprès avant l’étape de vérification d’identité. Si vous ne pouvez pas achever le processus de vérification disponible, écrivez à support@instantrecordcheck.ca pour discuter des options disponibles; il peut être impossible d’achever le service.

7. Communication et utilisation #

Les renseignements et résultats de vérification d’identité sont utilisés pour vérifier l’identité, prévenir la fraude, exploiter la vérification, assurer le soutien, la sécurité, les obligations légales et l’administration connexe. Un résultat achevé n’est communiqué à une organisation partenaire nommée qu’après le consentement exprès et distinct du candidat. Le retrait arrête prospectivement le partage futur autorisé, mais ne récupère pas les copies déjà communiquées et n’annule pas un traitement licite.

8. Conservation et suppression #

La configuration actuelle utilise une période de sept ans pour les renseignements d’identité et de TransUnion liés à une vérification achevée, calculée à compter de l’achèvement, et pour les renseignements non liés, calculée à compter de la création. Le nettoyage à long terme des dossiers de vérification est actuellement effectué en mode révision, et la suppression automatique n’est pas encore appliquée par ce mécanisme. Les demandes concernant la suppression de dossiers de vérification sont traitées selon les obligations légales applicables, y compris les délais légaux de réponse. Les sauvegardes externes chiffrées planifiées sont configurées pour expirer après environ 30 à 35 jours, mais ce délai ne s’applique pas à chaque copie opérationnelle ni à chaque instantané. Certains renseignements à courte durée sont supprimés automatiquement : les jetons de session après 30 jours, les dossiers de tentatives de connexion échouées après 90 jours, certains éléments de contexte d’audit sans entité après 90 jours et les identifiants de clic publicitaires dans les dossiers de paiement et de conversion après 90 jours. Les durées et processus de suppression des fournisseurs peuvent différer.

9. Droits et coordonnées #

Les questions et demandes écrites d’accès, de rectification, de retrait ou de plainte peuvent être envoyées à privacy@instantrecordcheck.ca. Les demandes liées au Québec peuvent aussi être envoyées à confidentialite@instantrecordcheck.ca. Le responsable de la protection des renseignements personnels est le chef de la direction de 1244527 B.C. Ltd., qui exerce ses activités sous le nom d’Instant Record Check. Adresse postale : 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9.

Les demandes écrites d’accès et de rectification reçoivent une réponse dans les 30 jours lorsque ce délai s’applique. L’accès et la rectification sont gratuits, sous réserve de frais raisonnables annoncés à l’avance pour la transcription, la reproduction ou la transmission lorsque la loi le permet. Les pièces d’identité fournies uniquement pour vérifier une demande d’accès sont détruites de façon sécuritaire après la vérification. Si une question n’est pas réglée, communiquez avec l’autorité compétente, notamment le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca ou 1 800 282-1376, ou la Commission d’accès à l’information du Québec à www.cai.gouv.qc.ca ou 1 888 528-7741.