Confidentialité et traitement des renseignements
Politique de conservation et destruction des renseignements personnels – Instant Record Check
Date d’entrée en vigueur : [DATE]
Dernière mise à jour : 10 septembre 2026
1. Objet et fondement #
La présente politique établit l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels détenus par Instant Record Check, conformément au premier alinéa de l’article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), ci-après « la Loi » ou « LPRPSP ».
2. Principe #
Les renseignements personnels sont conservés et détruits de façon sécuritaire et irréversible, dès que les fins auxquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies et que les délais légaux de conservation applicables sont écoulés.
En outre, et sans que cette échéance ne puisse justifier une conservation plus longue que ce qui précède, tout renseignement personnel recueilli dans le cadre des activités d’agent de renseignements personnels, il y a plus de sept ans, est détruit. Ce plafond se calcule à compter de la collecte du renseignement et non de la dernière transaction du dossier. Il s’agit d’un maximum.
3. Calendrier de conservation #
Le point de départ des durées ci-dessous est indiqué pour chaque catégorie. Aucune durée ne peut repousser la destruction au-delà du plafond de sept ans calculé depuis la collecte.
| Catégorie | Durée | Point de départ | Fondement |
|---|---|---|---|
| Renseignements d’identification du client (nom, autres noms, date de naissance, sexe, adresses, coordonnées) | Dès l’accomplissement des fins; au plus tard 7 ans | Collecte | art. 23; art. 79.1 LPRPSP |
| Résultat de vérification reçu du service de police | 7 ans à compter de la collecte (vérifications exigées par les services de police partenaires, authentification des documents délivrés, accès de la personne à son compte) | Collecte | art. 23; art. 79.1 LPRPSP; exigences d’audit des services de police partenaires |
| Preuve du consentement | Conservée avec le dossier de commande et détruite avec lui; au plus tard 7 ans | Collecte | art. 23, art. 92.2 LPRPSP; art. 2925 C.c.Q. |
| Renseignements ayant servi à une décision (notamment un refus faisant suite à la vérification d’identité), y compris les renseignements de vérification d’identité (questions posées, réponses choisies et résultat) | 7 ans à compter de la collecte (vérifications exigées par les services de police partenaires) | Collecte | art. 11, al. 2, art. 23 et 79.1 LPRPSP; exigences d’audit des services de police partenaires [référence du protocole] |
| Renseignements relatifs au paiement détenus par nous (montant, date, statut, identifiant de transaction) | 7 ans | Fin de l’exercice financier | art. 35.1 LAF, art. 230 LIR |
| Correspondance avec la clientèle | 3 ans; suppression lors du nettoyage qui suit | Clôture de l’échange | art. 23 LPRPSP, art. 2925 C.c.Q. |
| Pièces d’identité soumises pour une demande d’accès ou de rectification | Destruction immédiate | Vérification complétée | art. 5; art. 23 LPRPSP |
| Registre des demandes d’accès, de rectification et des plaintes | 3 ans | Clôture de la demande | art. 23, art. 92.2 LPRPSP; art. 2925 C.c.Q. |
| Registre des incidents de confidentialité | 5 ans | Date ou période au cours de laquelle l’entreprise a pris connaissance de l’incident | art. 8; Règlement sur les incidents de confidentialité |
| Journaux de serveur (adresses IP, horodatage) | 6 mois en l’absence d’incident, 6 ans en cas d’incident détecté. | Création | art. 23, art. 92.2 LPRPSP, art. 2925 C.c.Q. |
| Données de mesure d’audience (PostHog) | Destruction automatique à 90 jours pour les enregistrement de session. 7 ans pour les évènements d’utilisation du site associé à identifiants aléatoires, car impossible de les détruire avant chez le fournisseur. |
Collecte | art. 23 LPRPSP; consentement retiré ou expiré |
| Journal des consultations par le personnel | 90 jours pour le contenu des requêtes 7 ans pour la liste des accès afin de permettre l’audit des services de polices |
Création | art. 10 et 23 LPRPSP |
| Invitations non réclamées (prénom, nom et courriel transmis par l’organisation) | 90 jours | Envoi de l’invitation | art. 23 LPRPSP |
| Copies de sauvegarde chiffrées | Au plus 35 jours | Création de la sauvegarde | Mesure technique (voir section 5) |
4. Mises en suspens #
Un renseignement est conservé au-delà de l’échéance prévue au calendrier dans les seuls cas suivants, chacun documenté au dossier avec le motif et la nouvelle échéance :
- demande d’accès, de rectification, de cessation de diffusion ou de désindexation à laquelle nous n’avons pas acquiescé : le temps requis pour permettre à la personne d’épuiser les recours prévus par la loi;
- litige en cours ou raisonnablement appréhendé;
- demande d’une autorité compétente;
- obligation légale de conservation expressément identifiée.
La mise en suspens est inscrite au dossier par un administrateur, au moyen d’un indicateur que la purge respecte. Elle est levée dès que le motif disparaît, et la destruction est alors exécutée à la purge suivante.
Ces cas ne peuvent pas repousser la destruction au-delà du plafond de sept ans. Toute situation qui s’en approcherait est soumise au Responsable de la protection des renseignements personnels avant l’échéance.
5. Méthodes de destruction #
- Base de production. Suppression définitive des enregistrements, sans simple marquage, vérifiée par requête de contrôle.
- Copies de sauvegarde. Les sauvegardes chiffrées expirent automatiquement au plus trente-cinq (35) jours après leur création. Une donnée supprimée de la production disparaît donc des sauvegardes dans un délai maximal de trente-cinq (35) jours. En cas de restauration, avant la remise en service, la purge est relancée et les suppressions individuelles consignées au registre des demandes sont appliquées de nouveau, selon une procédure écrite.
- Fournisseurs. Les demandes de suppression sont transmises aux fournisseurs détenant des copies (vérification d’identité, paiement, courriel, mesure d’audience) selon les mécanismes prévus aux ententes écrites conclues avec eux.
- Documents papier. Aucun en temps normal. Le cas échéant, déchiquetage sécurisé.
6. Anonymisation #
L’article 23 LPRPSP permet, en alternative à la destruction, l’anonymisation du renseignement selon les meilleures pratiques généralement reconnues et les critères déterminés par règlement. Instant Record Check n’anonymise aucun renseignement personnel et ne présente comme anonymisé aucun renseignement qui ne le serait pas de façon irréversible.
7. Gouvernance #
Le Responsable de la protection des renseignements personnels révise la présente politique lors de tout changement significatif des traitements ou des systèmes.
Toute modification à la présente politique est communiquée à la Commission d’accès à l’information au plus tard dans les 30 jours suivant la modification.
8. Cessation des activités #
En cas de cessation d’activités, la Commission d’accès à l’information en est informée avec diligence. Les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire conformément à la présente politique, sous la supervision du responsable, sauf obligation légale de conservation. Aucun dossier n’est vendu ni transféré sans le consentement requis par la loi.