Politique de conservation et destruction des renseignements personnels

1. Objet et portée #

La présente politique explique comment Instant Record Check conserve et protège les renseignements personnels utilisés pour la vérification d’identité, les vérifications de casier judiciaire, les comptes, le soutien et les opérations connexes. Elle s’applique aux candidats, aux personnes dont les renseignements sont traités et aux organisations qui utilisent la plateforme. La conservation est assujettie aux exigences applicables en matière de vie privée, de renseignements destinés aux consommateurs, de comptabilité et aux autres obligations légales.

2. Principes de conservation #

Nous conservons les renseignements aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire aux fins de leur collecte, à la preuve et à l’authentification, à la sécurité, au traitement des contestations, aux obligations légales et à d’autres besoins licites. Un rapport achevé peut être conservé comme preuve ou pour authentification; il n’est pas réutilisé comme nouvelle vérification de casier. Les différents systèmes et copies peuvent être supprimés à des moments différents.

Pour les activités d’agent de renseignements personnels au Québec, la période légale de sept ans calculée à compter de la collecte est un maximum et non un minimum. Ce maximum légal est distinct de la période opérationnelle de sept ans calculée à compter de l’achèvement de la vérification ou de la création du renseignement.

3. Mesures de protection liées aux renseignements conservés #

Les renseignements en transit sont protégés au moyen de TLS et les archives de sauvegarde externes planifiées sont chiffrées. Les contrôles d’accès et les autres mesures techniques et organisationnelles sont proportionnés à la sensibilité des renseignements. La base de données de production et le système de fichiers PDF ne sont pas chiffrés au repos.

4. Configuration opérationnelle actuelle #

La configuration actuelle utilise une période de sept ans pour les vérifications de casier et les renseignements d’identité et de TransUnion qui y sont liés. La période est calculée à compter de l’achèvement pour les renseignements liés à une vérification achevée et à compter de la création pour les renseignements non liés; les comptes demeurent tant que des données liées existent. Le nettoyage à long terme des dossiers de vérification est actuellement effectué en mode révision, et la suppression automatique n’est pas encore appliquée par ce mécanisme. Les demandes concernant la suppression de dossiers de vérification sont traitées selon les obligations légales applicables, y compris les délais légaux de réponse. Les sauvegardes externes chiffrées planifiées sont configurées pour expirer après environ 30 à 35 jours, mais ce délai ne s’applique pas à chaque copie opérationnelle ni à chaque instantané.

Les dossiers de consentement, de commande, de soutien, de demande, d’incident, de sécurité, de comptabilité et de communications sont conservés aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire à leurs fins et aux obligations légales ou probatoires applicables. Certains renseignements à courte durée sont supprimés automatiquement : les jetons de session après 30 jours, les dossiers de tentatives de connexion échouées après 90 jours, certains éléments de contexte d’audit sans entité après 90 jours et les identifiants de clic publicitaires dans les dossiers de paiement et de conversion après 90 jours. Les durées de conservation des fournisseurs, des journaux d’API, de l’analytique et du registre des demandes peuvent différer.

5. Renseignements de vérification d’identité #

Au Québec, la vérification d’identité utilise actuellement des questions fondées sur des renseignements détenus par TransUnion. Le parcours échange les questions, les choix et les réponses et produit un résultat de réussite ou d’échec; Instant Record Check peut conserver la réponse brute à des fins de diagnostic. À l’extérieur du Québec, Stripe Identity est la méthode principale et TransUnion peut servir de solution de rechange. Stripe héberge le parcours de capture et de comparaison de la pièce d’identité et de l’égoportrait, tandis qu’Instant Record Check reçoit les résultats et les codes de motif dans le cadre normal de la plateforme. La conservation par le fournisseur relève du service du fournisseur et des arrangements applicables.

6. Rapports, copies et partage #

Les rapports sont générés et transmis par la plateforme d’Instant Record Check à partir du résultat déterminé par un service de police municipal partenaire. Ils reflètent la date d’émission et sont conservés comme preuve et pour authentification, et non pour une nouvelle vérification. Un résultat n’est communiqué à l’organisation partenaire nommée qu’après le consentement exprès et distinct du candidat. Le retrait arrête prospectivement le partage futur autorisé, mais ne récupère pas les copies déjà communiquées et n’annule pas un traitement licite.

7. Suppression et sauvegardes #

Les renseignements doivent être supprimés lorsque leur fin et les obligations de conservation applicables sont achevées, sous réserve des exigences légales. Les sauvegardes externes chiffrées planifiées sont configurées pour expirer après environ 30 à 35 jours; ce délai ne s’applique pas à chaque sauvegarde, système, copie détenue par un fournisseur, copie opérationnelle ou journal, et la suppression de la production ne fait pas immédiatement disparaître toutes les autres copies.

Lorsqu’un fournisseur détient une copie devant être supprimée, une demande peut être transmise selon les mécanismes contractuels ou opérationnels applicables. Une mise en suspens légale ne remplace pas un maximum légal; toute conservation doit demeurer licite.

8. Lieu et traitement transfrontalier #

L’hébergement principal de l’application et de la base de données se trouve au Québec et les opérations sont en Colombie-Britannique. Nous faisons appel notamment à Stripe, TransUnion, OVH, Netlify, SendGrid, Klaviyo, Intercom, PostHog, Sentry, Google et Microsoft. Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne; nous utilisons la région d’hébergement de PostHog située dans l’Union européenne. Le traitement à l’étranger peut assujettir les renseignements aux lois et aux règles d’accès licite de ces territoires.

9. Québec et incidents #

La Politique de confidentialité française et le droit québécois applicable régissent les procédures de confidentialité au Québec. Le responsable de la protection des renseignements personnels est le chef de la direction. Les questions liées au Québec peuvent être envoyées à confidentialite@instantrecordcheck.ca. En cas d’incident de confidentialité ou de sécurité, Instant Record Check travaille à le contenir et à l’évaluer et avise l’autorité compétente et les personnes concernées lorsque le seuil de préjudice sérieux ou une autre obligation légale l’exige. Les registres d’incidents requis sont tenus.

10. Coordonnées et révision #

Les questions relatives à la conservation, à la suppression, aux mesures de protection ou aux renseignements personnels peuvent être envoyées à privacy@instantrecordcheck.ca ou, pour les questions liées au Québec, à confidentialite@instantrecordcheck.ca. La politique peut être mise à jour lorsque les pratiques ou les obligations légales changent. En cas de cessation des activités, le responsable supervise le traitement et la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux obligations de conservation applicables et tout avis requis à la Commission d’accès à l’information. Un transfert de dossiers demeure assujetti au consentement et aux autres exigences de la loi applicable.