Conditions d’utilisation applicables aux candidats et politique de contestation

1. Portée #

Les présentes conditions régissent votre utilisation du portail d’Instant Record Check pour la vérification d’identité et la vérification de casier judiciaire. Elles s’appliquent lorsque vous demandez votre propre vérification et lorsqu’une organisation vous demande d’effectuer une vérification au moyen du portail. « Candidat » et « vous » désignent la personne dont l’identité et les renseignements relatifs au casier judiciaire sont vérifiés.

En transmettant des renseignements par le portail, vous acceptez de respecter ces conditions. La Politique de confidentialité explique la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels. Le consentement à la vérification, à la vérification d’identité, au partage facultatif du résultat et au marketing vise des fins distinctes.

2. Notre rôle et celui des services de police #

Instant Record Check est une plateforme technologique qui travaille avec des services de police municipaux canadiens. Un service de police partenaire accède au CIPC au moyen de ses systèmes officiels et prend la décision relative à la vérification de casier judiciaire. À partir du résultat policier, la plateforme d’Instant Record Check génère et transmet le rapport.

Instant Record Check n’effectue pas elle-même de recherche dans les bases de données policières et ne modifie pas les conclusions substantielles de la police. Les questions ou contestations portant sur le contenu du résultat doivent être adressées au service de police émetteur. Instant Record Check reçoit néanmoins votre demande et doit vous fournir une réponse écrite dans le délai légal applicable; le renvoi de la question de fond à l’émetteur ne constitue pas à lui seul cette réponse.

3. Consentement et renseignements fournis #

Une vérification ne commence qu’après l’autorisation expresse requise pour celle-ci. Vous devez fournir les renseignements demandés pour la vérification d’identité et la vérification de casier. Vous êtes responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements fournis, y compris toute déclaration volontaire concernant des condamnations criminelles antérieures.

Vous ne devez pas utiliser l’identité d’une autre personne, fournir de faux renseignements d’identité ni transmettre des documents modifiés. Une fausse identité ou un document modifié peut mettre fin à la vérification et peut être signalé lorsque la loi le permet ou l’exige.

Si une organisation a demandé la vérification, le résultat achevé n’est communiqué à cette organisation nommée qu’après votre consentement exprès, distinct et facultatif. Les renseignements de paiement ne sont pas communiqués à l’organisation.

4. Retrait du consentement #

Vous pouvez retirer une autorisation pour l’avenir en écrivant à support@instantrecordcheck.ca. Le retrait ne permet pas de récupérer les copies déjà communiquées, n’annule pas un traitement licite et ne garantit pas l’arrêt immédiat d’un traitement policier déjà en cours. Il peut empêcher l’achèvement du service. Si une organisation a demandé la vérification, elle peut être informée que celle-ci n’est pas achevée ou que le partage futur autorisé a cessé.

5. Frais et remboursements #

Les frais ne sont généralement pas remboursables une fois la vérification soumise pour traitement. Vous pouvez écrire à support@instantrecordcheck.ca; chaque situation est examinée au cas par cas. Le présent article ne limite aucun droit ni recours auquel le droit de la consommation applicable interdit de renoncer.

6. Accès aux rapports et aux renseignements personnels #

Vous pouvez télécharger un rapport achevé à partir de votre compte lorsqu’il est rendu disponible. Pour demander l’accès à d’autres renseignements personnels détenus par Instant Record Check ou demander une rectification, envoyez une demande écrite à privacy@instantrecordcheck.ca. Les résidents du Québec peuvent aussi écrire à confidentialite@instantrecordcheck.ca.

Instant Record Check répond par écrit dans les 30 jours lorsque ce délai est prévu par la loi applicable. L’accès et la rectification sont gratuits, sous réserve de frais raisonnables annoncés à l’avance pour la transcription, la reproduction ou la transmission lorsque la loi le permet. Les pièces d’identité transmises uniquement pour vérifier une demande d’accès sont détruites de façon sécuritaire après la vérification.

7. Contestations et exactitude du dossier #

Pour contester un renseignement détenu par Instant Record Check ou le contenu d’un résultat, envoyez une contestation écrite à privacy@instantrecordcheck.ca. Indiquez votre nom complet, votre date de naissance, le numéro de référence, l’élément contesté et, lorsque possible, les documents justificatifs.

Instant Record Check déterminera si la question concerne un renseignement d’identification qu’elle détient ou le contenu substantiel déterminé par le service de police émetteur. Elle rectifiera les renseignements d’identification qu’elle détient lorsque la rectification est requise. Une contestation du contenu policier est transmise au service de police émetteur, qui décide de sa conclusion et de toute correction; Instant Record Check ne réécrit pas cette conclusion. Instant Record Check répond par écrit dans le délai légal applicable, motive tout refus et indique les recours disponibles. Le cas échéant, une rectification est notifiée aux destinataires du renseignement au cours des six mois précédents et à sa source.

8. Résidents du Québec #

Pour les résidents du Québec, la Politique de confidentialité française et le droit québécois applicable régissent les procédures pertinentes en matière de renseignements personnels. La vérification d’identité utilise actuellement des questions fondées sur des renseignements détenus par TransUnion; TransUnion échange les questions, les choix, les réponses et le résultat de réussite ou d’échec, et Instant Record Check peut conserver la réponse brute à des fins de diagnostic. Aucune donnée biométrique n’est actuellement recueillie au Québec.

Les résidents du Québec peuvent demander par écrit l’accès ou la rectification à confidentialite@instantrecordcheck.ca ou par la poste au 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9. Le silence après le délai de réponse applicable de 30 jours vaut refus selon la procédure québécoise applicable.

9. Plainte relative à la vie privée ou à l’accès #

Si une question de vie privée, d’accès ou de rectification n’est pas réglée, vous pouvez communiquer avec l’autorité qui s’applique à votre situation :

• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca ou 1 800 282-1376
• Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia : www.oipc.bc.ca
• Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta : www.oipc.ab.ca
• Commission d’accès à l’information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca ou 1 888 528-7741

Ces coordonnées ne remplacent pas le processus de contestation du contenu substantiel d’un résultat policier.

10. Limitation de responsabilité #

Les rapports reflètent les renseignements émis dans le cadre du processus policier et la date d’émission fournie; ils ne constituent pas une garantie de l’état actuel. Instant Record Check n’effectue pas elle-même de recherche dans les bases policières et ne modifie pas les conclusions substantielles de la police. Dans la mesure permise par la loi, elle n’est pas responsable des erreurs préexistantes des dossiers sources lorsqu’elle agit raisonnablement et suit le processus de contestation applicable. Rien dans les présentes conditions n’exclut ni ne limite les droits impératifs en matière de consommation, de vie privée, d’accès, de rectification ou d’autres droits prévus par la loi.

11. Nous joindre #

Pour les questions relatives à la vie privée, les demandes d’accès ou de rectification et les contestations, écrivez à privacy@instantrecordcheck.ca. Les résidents du Québec peuvent aussi utiliser confidentialite@instantrecordcheck.ca.

Pour les questions de service, le retrait du consentement, les frais ou les demandes de remboursement, écrivez à support@instantrecordcheck.ca. L’exploitant est 1244527 B.C. Ltd., qui exerce ses activités sous le nom d’Instant Record Check.