Règles de conduite relatives à l’accès et à la rectification

1. Objet et cadre juridique #

Les présentes règles expliquent comment Instant Record Check traite les demandes écrites visant à accéder aux renseignements personnels qu’elle détient, à en obtenir copie ou à les rectifier. Elles s’appliquent aux personnes et sont appliquées par 1244527 B.C. Ltd., qui exerce ses activités sous le nom d’Instant Record Check, sous réserve du droit applicable en matière de protection des renseignements personnels.

2. Réception des demandes #

Envoyez une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@instantrecordcheck.ca ou, pour les questions liées au Québec, à confidentialite@instantrecordcheck.ca. Une demande peut aussi être envoyée par la poste au 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9. Une demande reçue par un autre canal est orientée promptement vers le processus approprié.

3. Identité et qualité du demandeur #

Nous vérifions l’identité par le moyen le moins intrusif qui procure une certitude suffisante : compte authentifié ou courriel confirmé au dossier; questions sur des renseignements déjà détenus; et seulement si nécessaire une pièce d’identité gouvernementale avec photo dont les renseignements inutiles sont masqués. La copie sert uniquement à la vérification et est détruite de façon sécuritaire après celle-ci. Nous n’exigeons pas habituellement deux pièces d’identité.

Un représentant, un héritier ou une autre personne autorisée doit aussi fournir la preuve de sa qualité. Si une demande manque de précision, le responsable aide à déterminer les renseignements recherchés.

4. Délai et frais #

Nous répondons par écrit au plus tard dans les 30 jours suivant la réception d’une demande écrite d’une personne dont l’identité a été suffisamment vérifiée, lorsque ce délai s’applique. Le silence peut valoir refus en vertu du droit applicable. L’accès et la rectification sont gratuits, sous réserve de frais raisonnables de transcription, reproduction ou transmission lorsque la loi le permet; nous indiquons à l’avance le montant approximatif.

5. Modalités de communication #

Instant Record Check n’a pas d’établissement au Québec. L’accès est fourni à distance, selon le cas, par courriel sécurisé, dans un compte authentifié ou par la poste. Un rapport achevé peut aussi être téléchargeable dans le compte. Une demande visant des renseignements informatisés fournis par la personne peut être satisfaite dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit applicable le prévoit, sous réserve des limites légales.

6. Étendue de l’accès et limites légales #

Sur demande, nous confirmons si nous détenons des renseignements personnels sur le demandeur, les communiquons et en fournissons copie, sous réserve des restrictions légales et des droits de refus. Des renseignements peuvent être masqués lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment pour protéger les renseignements personnels d’un tiers ou une enquête ou instance judiciaire. Tout refus ou masquage est indiqué dans la réponse écrite avec la disposition légale invoquée.

Des mesures d’accommodement raisonnables sont disponibles sur demande pour permettre à une personne handicapée d’exercer ses droits d’accès.

7. Rectification #

Nous rectifions promptement et sans frais les renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques lorsque la rectification est requise. Nous rectifions les renseignements d’identification détenus par Instant Record Check. Nous ne modifions pas la conclusion substantielle d’un résultat émis par un service de police; une contestation de ce contenu est transmise au service de police émetteur et la personne reçoit notre propre réponse écrite dans le délai légal applicable.

Lorsque nous acquiesçons à une rectification, nous fournissons une copie du renseignement modifié ou ajouté ou, selon le cas, une confirmation de suppression. Lorsque la loi l’exige ou le permet, nous avisons les personnes qui ont reçu le renseignement au cours des six mois précédents et sa source.

8. Cessation de diffusion, désindexation et réindexation #

Un numéro de série d’authentification peut être utilisé au moyen d’un accès contrôlé pour vérifier l’authenticité d’un rapport. Lorsque le droit applicable le permet, une personne peut demander la cessation de la diffusion ou la désindexation ou réindexation d’un hyperlien; la demande est évaluée selon ce droit.

9. Refus et recours #

Tout refus total ou partiel est communiqué par écrit avec ses motifs, la disposition légale invoquée, les recours disponibles et le délai pour les exercer. Au Québec, une personne peut soumettre une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours du refus ou de l’expiration du délai de réponse.

10. Plaintes #

Toute personne peut porter plainte au responsable de la protection des renseignements personnels concernant le traitement de ses renseignements. Nous l’examinons avec diligence et communiquons le résultat selon le cas. Une plainte peut aussi être adressée à l’autorité qui s’applique à la situation : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca ou 1 800 282-1376; l’Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia à www.oipc.bc.ca; l’Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta à www.oipc.ab.ca; ou la Commission d’accès à l’information du Québec à www.cai.gouv.qc.ca ou 1 888 528-7741.

11. Registre des demandes #

Nous conservons les dossiers nécessaires à l’administration des processus d’accès, de rectification, de cessation, de désindexation, de réindexation et de plainte, notamment la réception, la qualité du demandeur, le moyen de vérification, la décision, le motif d’un refus, la réponse et les avis applicables. Le registre des demandes est conservé aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire à ces fins et aux obligations légales et de reddition de comptes applicables. Il ne remplace pas les renseignements demandés et est traité selon la Politique de confidentialité et les règles de conservation.

12. Responsabilités et mises à jour #

Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise ces règles et soutient le personnel qui traite les demandes. Nous les mettons à jour lorsque les traitements ou exigences légales changent de façon importante et publions la version publique actuelle. Les questions peuvent être envoyées à privacy@instantrecordcheck.ca ou confidentialite@instantrecordcheck.ca. Lorsque des renseignements sur ces pratiques ont été déposés auprès de la Commission d’accès à l’information, toute modification lui est communiquée dans les 30 jours, conformément à la loi.