Règles de conduite relatives à l’accès aux renseignements personnels et à leur rectification – Instant Record Check

Date d’entrée en vigueur : [DATE]

Dernière mise à jour : 10 septembre 2026

1. Objet et fondement #

Les présentes règles de conduite sont établies et appliquées au sein d’Instant Record Check en vertu de l’article 78 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), ci-après « la Loi » ou « LPRPSP ». Elles sont jointes à la demande d’inscription d’Instant Record Check à titre d’agent de renseignements personnels (art. 72 LPRPSP) et publiées sur notre site Internet (art. 79 LPRPSP).

Elles encadrent l’exercice, par toute personne concernée, de son droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à son sujet, d’en obtenir copie et de les faire rectifier, selon des modalités propres à en assurer la protection.

Elles constituent également une procédure opérationnelle interne. Le personnel doit les appliquer.

2. Réception des demandes #

• Les demandes sont adressées par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel à confidentialite@instantrecordcheck.ca ou par la poste au 2031 Store St., Unit 11, Victoria (Colombie-Britannique) V8T 5L9.
• Toute demande reçue par un autre canal (soutien à la clientèle, téléphone) est transmise au responsable le jour ouvrable suivant sa réception afin de s’assurer qu’elle soit transmise en toute conformité.
• Un accusé de réception est transmis dans les cinq (5) jours ouvrables.

Point de départ du délai. Le délai de réponse de 30 jours court de la date de réception de la demande écrite par une personne justifiant de son identité, quel que soit le canal par lequel elle nous parvient.

3. Qualité et identité du demandeur #

3.1 Principe

L’article 30 de la LPRPSP exige que la demande soit faite par écrit par une personne justifiant de son identité. Nous vérifions donc l’identité par le moyen le moins intrusif permettant d’atteindre un degré de certitude suffisant.

3.2 Paliers de vérification

• Palier 1 — client authentifié. Demande formulée depuis le compte en ligne du client (session authentifiée) ou depuis l’adresse courriel au dossier avec boucle de confirmation. L’identité est réputée vérifiée; aucune pièce n’est exigée. Ce palier est à privilégier lorsque possible.
• Palier 2 — questions de vérification. À défaut d’un compte client, dans certains cas l’identification peut se faire à travers des questions portant sur des renseignements déjà consignés au dossier.
• Palier 3 — pièce d’identité. Lorsque le palier 1 n’est pas possible et le palier 2 ne suffit pas s’assurer de l’identité de la personne concernée, celle-ci doit transmettre une copie d’une pièce d’identité gouvernementale avec photo. Le demandeur peut masquer les renseignements qui ne sont pas nécessaires à la vérification. La copie sert uniquement à la vérification et est détruite de façon sécuritaire dès celle-ci complétée; seule la mention « identité vérifiée le [date] » est conservée au registre.

3.3 Demande visant le dossier d’une autre personne

Une demande présentée par un représentant, un héritier, un successible, le liquidateur de la succession, le bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès, le titulaire de l’autorité parentale, ainsi que pour le conjoint ou un proche parent d’une personne décédée, n’est traitée que sur preuve de cette qualité, en plus d’une vérification de Palier 3. Les restrictions prévues aux articles 40.1 et 41 de la LPRPSP sont appliquées.

3.4 Assistance

Lorsque la demande n’est pas suffisamment précise, ou lorsque la personne le requiert, notre Responsable de la protection des renseignements personnels lui prête assistance pour identifier les renseignements recherchés (art. 30, al. 2).

4. Traitement, délais et frais #

• Le responsable répond par écrit, au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.
• À défaut de réponse dans ce délai, la demande est réputée refusée et la personne peut soumettre une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information.
• L’accès aux renseignements personnels est gratuit. Cependant, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements; le demandeur est informé du montant approximatif exigible avant que nous procédions.

5. Modalités de consultation #

Instant Record Check n’a pas d’établissement au Québec. La consultation s’effectue à distance, au choix de la personne concernée : transmission sécurisée par courriel, mise à disposition dans le compte en ligne, ou envoi postal.

6. Étendue de l’accès #

Sur demande, nous confirmons l’existence des renseignements personnels que nous détenons sur la personne concernée, lui en donnons communication et lui permettons d’en obtenir copie.

Lorsque le requérant est une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables sont prises, sur demande, pour lui permettre d’exercer son droit d’accès.

Un renseignement est retranché avant communication dans les seuls cas prévus par la Loi, notamment :

• lorsque sa divulgation révélerait un renseignement personnel concernant un tiers, ou l’existence d’un tel renseignement, et serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que celui-ci n’y consente ou qu’il ne s’agisse d’un cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
• lorsque sa divulgation risquerait vraisemblablement d’avoir un effet sur une procédure judiciaire ou de nuire à une enquête menée en vue de prévenir, détecter ou réprimer un crime ou une infraction.

Tout retranchement est mentionné dans la réponse écrite, avec la disposition invoquée.

7. Rectification #

Tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque est rectifié promptement et sans frais.

Les renseignements d’identification (nom, autres noms, date de naissance, sexe, adresses, coordonnées) sont rectifiés par nous. En cas de divergence de nom, la pièce d’identité vérifiée fait foi.

Concernant les résultats émis par un service de police, nous ne modifions jamais le résultat. La demande est transmise au service de police émetteur et nous en informons la personne concernée.

Lorsque nous acquiesçons à une demande de rectification, nous délivrons sans frais à la personne une copie de tout renseignement modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression.

La rectification est notifiée sans délai à toute personne à qui le renseignement a été communiqué dans les six mois précédents et, le cas échéant, à la personne de qui nous le tenons, notamment le service de police émetteur et le fournisseur de vérification d’identité.

Le renseignement visé par une demande d’accès ou de rectification à laquelle nous n’acquiesçons pas est conservé, malgré la politique de destruction, le temps requis pour permettre à la personne d’épuiser les recours prévus par la loi. Une mise en suspens est inscrite au dossier par un administrateur, au moyen d’un indicateur que la purge respecte.

8. Cessation de diffusion, désindexation et réindexation #

Instant Record Check ne diffuse publiquement aucun renseignement personnel.

9. Refus #

Tout refus, total ou partiel, est communiqué par écrit. Il est motivé, indique la disposition de la Loi sur laquelle il s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le Responsable de la protection des renseignements personnels prête assistance au requérant qui le demande pour l’aider à comprendre le refus, en cas de demande de ce dernier.

La personne peut soumettre une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours du refus ou de l’expiration du délai de réponse.

Coordonnées de la Commission : cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741.

À défaut de réponse de notre part dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir essuyé un refus.

10. Traitement des plaintes #

Toute personne peut porter plainte auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels quant au traitement de ses renseignements. Nous étudierons cette dernière avec diligence et évaluerons son bien fondé.

11. Registre des demandes #

Chaque demande d’accès, de rectification, de cessation de diffusion ou de désindexation, ainsi que chaque plainte, est consignée : date de réception, identité du demandeur, qualité invoquée, nature de la demande, palier de vérification appliqué, décision, disposition invoquée en cas de refus, date de réponse et, le cas échéant, avis transmis aux tiers et à la source.

Le registre consigne des faits de traitement uniquement; il ne contient aucune copie des renseignements demandés ni des pièces d’identité soumises. Il est conservé trois (3) ans à compter de la clôture de la demande, puis détruit conformément à la politique de destruction.

12. Responsabilités, formation et mise à jour #

Le Responsable de la protection des renseignements personnels applique les présentes règles, forme le personnel de soutien et les révise annuellement ou lors de tout changement significatif des traitements.

Les présentes règles sont publiées sur notre site Internet.

Toute modification aux informations déposées auprès de la Commission d’accès à l’information, y compris aux présentes règles, lui est communiquée au plus tard dans les 30 jours suivant la modification.